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Cahier des Charges GMAO

Cahier des Charges GMAO

Mardi 24 mars 2020

Chez Yuman, on aime vous faire gagner du temps. Pas seulement pour gérer vos opérations de maintenance au quotidien, mais dès l’élaboration de votre projet de GMAO. Comme nous savons que la phase de rédaction du cahier des charges peut être longue et fastidieuse, nous vous proposons ici un modèle tout prêt à télécharger.

> Mettre en oeuvre sa GMAO

Ce cahier des charges standard est entièrement modifiable, pour vous aider à mûrir votre projet, à préciser vos besoins et bien évidemment à produire le CDC qui vous servira au choix de la solution de GMAO.

Pssst… Si il s’agit exactement des fonctionnalités dont vous avez besoin, c’est que Yuman est fait pour vous !

Vous pouvez bien-sûr télécharger ce document, qui vous servira de base à amender et adapter à votre propre projet. Vous serez peut-être amené à le simplifier ou l’enrichir en fonction de vos attentes exactes. Nous sommes impatients d’avoir votre feedback et d’échanger autour de votre projet.

📄  Télécharger le cahier des charges GMAO au format Word

Sommaire

 

  • Introduction
  • Description de notre besoin de GMAO
  • Fonctionnalités recherchées :
    • la gestion du patrimoine, des équipements, des actifs
    • la gestion des interventions
    • la gestion des contrats de maintenance
    • la gestion de la facturation
    • la gestion des devis
    • la gestion du matériel et des stocks
    • KPI & statistiques
  • Prérequis techniques
  • Méthodologie du projet
  • Définition de l'offre financière

 

Introduction

Dans votre introduction, insérez un rapide rappel concernant l’entreprise, son organisation, l’étendue de la fonction maintenance, ses objectifs généraux, et bien sûr, présentez votre projet de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur].

Quelques pistes : 

Analyse de l’existant : décrivez votre mode de fonctionnement actuel ?
S’agit-il du remplacement d’une GMAO existante et qui ne vous apporte pas satisfaction ou d’un nouveau projet de digitalisation de votre service technique ?
Attentes : quels sont les principaux objectifs de votre projet de GMAO ? 
Territoire : quel est le périmètre géographique couvert par votre entreprise
Taille : quelle est la taille de votre lorganisation : nombre de managers, de techniciens, départements concernés ? 
Cas d’usage : vous pouvez par exemple décrire un ou plusieurs workflows que vous souhaitez faire évoluer

Description de notre besoin de GMAO

Cette partie permet de définir vos besoins et les principaux bénéfices attendus du nouveau système de GMAO. 

Ce cahier des charges a pour objet la sélection d’une solution de GMAO / gestion des interventions de maintenance, sa mise en œuvre et sa maintenance.

Le besoin d’une GMAO au sein de notre structure s’articule autour de deux axes principaux : un meilleur suivi des actions de nos techniciens en mobilité et une gestion facilitée du patrimoine et des équipements dont nous avons la charge.

Actuellement, l’information en provenance des techniciens est extrêmement dispersée : remise d’un rapport à leur manager, des feuilles de temps au service RH, manque d’informations concernant le suivi des stocks, sans compter les nombreux emails et appels chaque jour pour transmettre des informations complémentaires sur les interventions prévues pour la journée. Beaucoup de re-saisies chronophages sont également nécessaires afin de construire le rapport à envoyer au client, la facture et pouvoir sauvegarder ces documents de manière sécurisée.

Concernant la gestion des équipements, il devient indispensable pour nos techniciens sur le terrain d’avoir accès à l’historique de l’équipement, les réparations précédemment effectuées aidant grandement à la pose du diagnostic. Pour assurer leur sécurité et le respect des normes en vigueur, nous devons également pouvoir leur fournir notices techniques, plans, consignes de sécurité au format digital.

Enfin, il y a un enjeu fort à parvenir à optimiser nos interventions de maintenance préventive. Premièrement, afin d’optimiser le cycle de vie des installations dont nous sommes responsables mais également pour garantir une meilleure qualité de service à nos clients, en anticipant les futures échéances et récurrence des interventions de maintenance.

L’entreprise souhaite donc se doter d’un outil capable de moderniser sa gestion des demandes d’interventions de l’ensemble des clients présents sur les différents sites, afin de gagner en efficience. 

La solution de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur] devra faciliter :

  • La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs
  • La gestion des interventions : planification, compte-rendu, clôture
  • La gestion des contrats associés à chaque site : contrôles périodiques, entretiens
  • La gestion des devis et des factures
  • La gestion du matériel et des stocks
  • La gestion des profils : administrateur, manager et utilisateur terrain
  • La création de statistiques et tableaux de bords, l'extraction de données

L’objectif est donc de trouver un outil intégré, ergonomique, évolutif et collaboratif.

Les principales attentes vis-à-vis de cette GMAO sont :

  • Un gain de temps
  • L’accès facilité aux informations collectées sur le terrain
  • Le suivi « live » des interventions
  • La réduction des temps de saisie (suppression des re-saisies)
  • Plus d’autonomie pour les techniciens sur le terrain
  • Plus d’outils d’analyse pour les managers

 

Fonctionnalités recherchées

Dresser la liste des fonctionnalités recherchées à un double intérêt : cela facilite la lecture du projet par l’éditeur de logiciel mais cela permet également de trier et de prioriser les fonctionnalités indispensables, importantes et optionnelles.

Gestion du patrimoine, des équipements et des actifs

Gestion des clients 

La GMAO devra permettre de mémoriser les principales informations relatives aux clients : nom , N° TVA, adresse, téléphone, adresses mail, site internet, sites concernés, effectifs, etc.

Les différents contacts d’un client seront définis dans le système avec leur rôle (contact technique, facturation, etc).

Gestion des équipements 

Il sera nécessaire de pouvoir rattacher à un site / bâtiment un ou plusieurs équipements nécessitant une opération de maintenance spécifique (Chaudière, Ascenseur, Porte automatique, Contrôle d'accès, VMC, Chauffe-eau, Désenfumage, BAES, Extincteur, Système de Sécurité Incendie, Colonne Sèche, Plans techniques...). 

Cet équipement pourra être référencé directement dans l'outil GMAO et mis à jour régulièrement : rattachement de documents tels que plans, fiches d'entretien, photos, nomenclatures, etc. Le but étant de faciliter la construction du carnet d’entretien digital des équipements.

Gestion des interventions

La GMAO disposera d’un module de planification pour visualiser l’ensemble des interventions, contrôles et chantiers gérés par l’entreprise.

Module planification de la GMAO (au bureau)

Le planning doit afficher sur un même écran toutes les interventions des techniciens sur une période d’au moins une semaine. Les congés et les absences doivent y figurer. Il doit disposer de fonction Drag & Drop permettant de passer directement une intervention d’un technicien à un autre, il doit se rafraichir automatiquement.

  • Planification (interventions multi-passages et multi-techniciens)
  • Affectation des techniciens en fonction de leurs disponibilités, de la durée prévue de l’intervention avec prise en compte des absences
  • Regroupements géographiques afin d'optimiser les déplacements       
  • Enregistrement du matériel à prévoir pour l’intervention
  • Possibilité d’envoyer des SMS et emails aux clients pour confirmer la planification

Données à transmettre au technicien (en mobilité)

  • Coordonnées du demandeur (nom, téléphone)
  • Navigation GPS directe vers le lieu d’intervention
  • Descriptif détaillé de l'intervention à réaliser 
  • Possibilité d’ajouter des documents techniques : notices, fiches d’instruction, etc.
  • Plannings quotidiens et hebdomadaires sur leur smartphone
  • Possibilité pour les techniciens de se créer eux-mêmes des interventions
  • Alertes en temps réel de nouvelles informations/interventions pour tous
  • Accès en mode « off-line », l’application fonctionne de manière autonome, la connexion n’étant requise que pour l’échange de données
  • Synchronisation en background sans blocage de l’utilisation de l’application

Déroulement d’une intervention sur le terrain

  • Démarrage de l’intervention, avec calcul du temps de trajet
  • Fin d’intervention, avec calcul du temps passé
  • Plusieurs intervenants possibles, sur un même chantier, sur plusieurs jours
  • Lecture des fiches et pièces jointes rattachées
  • Accès à l’historique des interventions réalisées sur un équipement
  • Saisie (vocale ou texte) du compte rendu d'intervention
  • Ajout de photos
  • Ajout des articles / matériels utilisés
  • Ajout d’un formulaire réglementaire : CERFA, attestation d’entretien, de TVA, etc.
  • Signature du client
  • Validation de la fin de l’intervention
  • Planification éventuelle d’un nouveau passage
  • Après validation, envoi du compte rendu d’intervention au client par email

Traitement des interventions terminées

  • Analyse et vérification des interventions réalisées par le manager
  • Envoi du rapport d’intervention au client
  • Réaffectation si besoin (nouveau passage, attente de pièces)
  • Vérification des temps de travail
  • Contrôle et consolidation des stocks
  • Archivage de la fiche d’intervention
  • Génération de la facture pour envoi au client

Gestion des contrats de maintenance

La GMAO devra permettre la gestion des contrats de maintenance et d’entretien, ainsi que la réalisation des audits et contrôles réglementaires.

Ces maintenances préventives devront être intégrées au planning avec la création de rappels automatiques afin d’avertir des échéances de réalisation des maintenances. 

Plans de maintenance

Des gammes de maintenance sont définies pour décrire les principales interventions à réaliser durant la vie de l’équipement à une fréquence donnée. Elles intègrent les tâches et opérations à réaliser, l’estimation du temps nécessaire, ainsi que le matériel nécessaire.

La GMAO permettra le déclenchement des actions de maintenance préventive en fonction du temps ou du nombre d’heure d’utilisation de l’équipement. La réalisation de la gamme de maintenance donnera lieu à une fiche d’intervention complétée, qui pourra être archivée et reliée à l’équipement concerné.

Gestion de la facturation

4 flux de facturation doivent être possibles :

  • Facturation des interventions
  • Facturation des contrats
  • Facturation des devis/commandes
  • Facturation ponctuelle

Facturation des interventions

La GMAO doit permettre l’automatisation de la facturation des interventions avec notamment les fonctionnalités suivantes : 

  • Indication si l’intervention est à facturer ou non : ceci peut être défini soit à la création de l’intervention, à sa clôture ou encore a posteriori de l’intervention
  • Calcul automatique des temps de main d’oeuvre
  • Valorisation en fonction des coûts horaires
  • Calcul automatique des forfaits de déplacement
  • Valorisation directe des pièces détachées et consommables utilisés
  • Différents états des interventions : à facturer, facturées, sous contrat, sous garantie, etc.
  • Les factures doivent pouvoir être établies émises directement en mobilité
  • Ou elles doivent pouvoir être validées par le manager avant envoi
  • Envoi des factures par mail avec traçabilité de la distribution et de l’ouverture par le client et réception d'une notification
  • Emission de notes de crédit / avoir

Facturation des contrats

L’exécution des contrats de maintenance donne lieu à une facturation périodique qui devra être géré par la GMAO. Le logiciel pourra également modéliser les revalorisations financières et l’échéancier en fonction des termes définis au contrat. Les dates opérationnelles et de facturation pourront être distinguées.

Facturation des devis / commandes

  • Commandes facturables en une ou plusieurs factures
  • Création de la facture correspondant au devis accepté
  • Facturation d’acompte
  • Facturation par situation de chantier 
  • Possibilité d’afficher le détail de la commande ou un simple récapitulatif
  • Envoi des factures par mail avec traçabilité de la distribution et de l’ouverture par le client et réception d'une notification

Facturation ponctuelle

Possibilité de facturer les clients indépendamment d’une intervention, d’un contrat ou d’une commande.

Gestion des devis

  •  Rédaction du devis selon des modèles pré-définis
  • Liste des pièces détachées nécessaires
  • Création d’ouvrages détaillés ou non
  • Catégorisation des lignes du devis : sous garantie, contrat, au taux horaire, à la prestation, etc.
  • Ajout d’options facultatives
  • Gestion des différents taux de TVA en vigueur
  • Insertion de sous-totaux
  •  Calcul automatique de la marge
  • Déduction des remises
  • L’acceptation d’un devis entraîne la création de l’intervention associée
  • Suivi des devis : En attente, En préparation, Envoyé, Accepté, Facturé
  • Envoi direct par email du devis au format PDF avec traçabilité de la distribution et de l’ouverture par le client et réception d'une notification

Gestion du matériel et des stocks

La fonction gestion des stocks de la GMAO devra permettre d'assurer la disponibilité des matières et matériels nécessaires au fonctionnement de l'entreprise tout en maintenant leur stock à des niveaux optimums. 

La GMAO doit : 

  • Permettre l’import d’articles, de matériels et de pièces détachées en provenance de multiples fournisseurs
  • Gérer les niveaux de stocks et les niveaux de stocks minimums
  • Lier les quantités des pièces utilisées en intervention, avec le suivi des stocks et actualisation des quantités au fur et à mesure
  • Gérer les emplacements de stockage
  • Gérer les mouvements de stocks
  • Permettre l’ajout du matériel nécessaire dès la planification
  • Créer une liste de pièces à commander selon les interventions prévues
  • Ajouter les pièces utilisées en mobilité
  • Pouvoir éditer les quantités réelles vs planifiées
  • Gérer les stocks par technicien / stocks camionnettes
  • Définir d'une quantité minimale critique pour chaque item des stocks afin de générer des alarmes "besoin de commander"
  • Gérer le suivi des commandes
  • Permettre l’extrait des données pour réaliser l’inventaire

Gestion des utilisateurs

 
Les profils utilisateurs de la GMAO sont les suivants : 

Les administrateurs : ils ont accès à tous les paramètres, peuvent choisir les options de personnalisation, gérer les équipes.

Les managers : ils peuvent gérer et assigner les interventions, le planning, la facturation et les devis, les contrats. Il est possible de restreindre l’accès à certaines fonctionnalités (profil planificateur, deviseur …) 

Les techniciens : ils ont accès aux interventions qui leur ont été assignées ainsi qu’à leur planning personnel.

La GMAO doit également permettre de faciliter la tâche aux fonctions RH avec notamment la récupération des feuilles de temps, suivant les interventions effectuées par les techniciens.

KPI & Statistiques

A partir de données collectées, la GMAO doit pouvoir offrir des tableaux de bord et statistiques afin de mesurer la performance de la maintenance. Liste des indicateurs qui devront être mis à disposition par la solution retenue :

  • Ratio préventif/curatif : taux de maintenance préventive vs curative 
  • Délai entre pannes : le temps moyen écoulé entre 2 pannes d'un équipement
  • Délai d’intervention : le temps entre l'arrêt de l’équipement et l'arrivée du technicien de maintenance 
  • Délai de réparation : le temps écoulé entre le moment où l’équipement tombe en panne et celui où il est remis en en marche
  • Délai de remise en service : le temps entre le moment où l'ordre de travail est émis et la résolution du problème / remise en fonctionnement de l’équipement
  • Délai de déplacement : le temps écoulé entre l'émission de l'ordre de travail et l'arrivée du technicien de maintenance
  • Taux d’activité des techniciens : le nombre d’heures en intervention / temps total travaillé - nombre total d’interventions réalisées
  • Précision de la planification : écart entre le temps d’intervention réel et le temps planifié

Ces indicateurs doivent pouvoir être obtenus pour une période sélectionnée, un site, un équipement, une équipe, un technicien.

Les tableaux de bord sont une référence pour la fixation des objectifs à atteindre et la mesure des performances au sein de notre entreprise. Ils devront être restitués sous forme de tableaux et de graphiques.

Prérequis techniques

Cette partie va permettre de détailler les contraintes techniques relatives à la mise en place de la GMAO et les impératifs d’intégration au sein de notre système d’information existant.

Y seront évoqués :

  • Les contraintes techniques relatives à la mise en place du logiciel : configuration serveur ou cloud
  • Le taux de disponibilité doit être supérieur à 99,99 %
  • Les interfaçages et échanges de données nécessaires entre la GMAO et le Système d’information déjà en place
  • La stratégie de reprise de données
  • Les possibilités de récupération des données : export et fin de contrat
  • Les mesures spécifiques liées à la confidentialité et la sécurité
  • Les possibilités de paramétrages et de personnalisations de la GMAO ne nécessitant pas d’intervention de la part de l’éditeur

Les besoins généraux et clés attendus sont les suivants :

  • la GMAO doit être accessible via un browser web
  • l’application mobile doit disposer d’un mode off-line, avec synchronisation automatique en arrière-plan
  • la solution doit être accessible à travers une architecture SaaS (Software as a Service)
  • la plateforme est accessible sur le Cloud avec des accès nominatifs sécurisés par utilisateur

L’éditeur de la GMAO décrira sa politique de sécurité : démarches, normes appliquées, conséquences des violations de la politique de sécurité, RGPD, communication, etc., et précisera l’infrastructure et l’architecture mise en œuvre afin de garantir les exigences de disponibilité, de confidentialité, d’intégrité.

La GMAO doit permettre la migration de données (Import / Export) via des fichiers au format ouvert (Excel notamment) afin de garantir la récupération des données de notre base informatique. L’export des données doit être garanti à tout moment.

Méthodologie du projet

La configuration de la GMAO reposera sur des cycles itératifs permettant la parfaite prise en main de l’outil par nos équipes.

Parmi les étapes clés du projet, nous pouvons citer : 

  • L’étude préalable 
  • Les développements spécifiques pour une adaptation parfaite au CDC
  •  Les tests unitaires
  • La recette utilisateur : tests en collaboration avec les demandeurs afin de vérifier la bonne adéquation des fonctionnalités et des besoins
  • La reprise des données
  • Les procédures de livraison et mise en production
  • La formation des utilisateurs

L'éditeur du logiciel nous communiquera les éléments suivants :

  • Les activités qui devront être prises en charge par notre structure
  • Les activités qui seront prises en charge par l'éditeur
  • L’estimation de la charge de travail en jours / homme 
  • Le profil et les connaissances requises pour la configuration et l’utilisation de la GMAO

Formation

Deux formations distinctes seront à prévoir, une formation technique pour les personnes en back office et une formation pour les techniciens utilisateurs sur le terrain.

La formation inclura une assistance technique accessible chaque jour ouvrable pendant les heures de bureau par téléphone et par email. Tous supports de formation web (vidéos explicatives, forum, e-learning) seront également appréciés.

Définition de l’offre financière

L’éditeur fournira un devis précis sur les éléments financiers constitutifs de son offre. A savoir :

  • Coût des licences / redevance mensuelle ou annuelle
  • Coût de gestion et accompagnement projet, intégrant les coûts de reprise de données
  • Coût des développements de personnalisation spécifiques
  • Coût de développement des interfaces inter-applicatifs
  • Coût de la formation

Au nombre des Licences, sont repris :
[XX] utilisateurs sur le terrain (techniciens)
[XX] personnes en back office (managers / administrateurs)

Les licences incluront également le droit aux déploiements de mises à jour, nouvelles versions, correctifs et amélioration continue. 

Le délai de livraison de la GMAO est fixé à maximum [XX] mois. Il prend cours le jour où le bon de commande est communiqué à l’éditeur.

 

📄Télécharger le cahier des charges GMAO au format Word

 

Au fait, à Yuman notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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