Les 10 points clés de la GMAO

👉 Mettre en oeuvre sa GMAO

Dans la première partie de l’article, nous détaillons les éléments essentiels de la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. Ils constituent le centre nerveux de l’application auquel il est toujours pertinent d'intégrer les modules factures, devis, GED (Gestion Electronique de Documents) et portail client que nous décrivons dans la deuxième partie. Nous complétons ensuite cette liste de Must have par les Nice to have : les modules formulaires et l’optimiseur de tournées. L’intégration parfaite de ces trois parties est primordiale pour disposer d’une solution web mobile complète, en mesure de couvrir les processus des opérateurs de maintenance.  

Le coeur de la GMAO

1. Représentation et gestion du patrimoine et des actifs

Sans la description des lieux d’intervention, des clients auxquels ils sont rattachés, il n’est pas possible de démarrer une GMAO. Clients, sites et équipements constituent le patrimoine sur lequel interviennent vos équipes techniques. 

Le fichier clients. Chaque fiche permet d’inscrire le nom du client ainsi que son adresse, de générer un code client afin de le répertorier, de déterminer son rôle, son numéro de TVA, le délai des paiements (ex : 15 jours net), d’y ajouter ses coordonnées (email, téléphone, etc.) et celles des contacts rattachés. De même, il est possible d’y affilier des contrats et de rendre la fiche client/le client actif ou inactif. Ces fiches sont modifiables à tout moment depuis un desktop. Il est également possible de les mettre à jour depuis son mobile si vous avez autorisé cette possibilité.

Le fichier sites et bâtiments. Il permet d’enregistrer les lieux d’intervention en y complétant toutes les informations nécessaires comme client rattaché, l’adresse, le ou les technicien(s) assigné(s), le coût du forfait, déplacement, le taux de TVA applicable, le type de bâtiments. Vous pouvez également y ajouter vos observations personnelles. 

Dans le fichier équipements vous pouvez établir une arborescence des installations, équipements, sous-équipements associés à chaque client et site. Vous avez la possibilité d’y inscrire la marque de l’équipement, sa date de mise en service, sa période de garantie, son statut (i.e. : “en fonctionnement”; “en fonctionnement dégradé”,  “à l’arrêt”, etc.).

Si une activité de maintenance est planifiée, elle apparaîtra directement sur cette fiche.

Enfin, un répertoire contact client est accessible. En effet, vous pouvez créer un annuaire de contacts affilié à vos clients, c’est-à-dire, la personne à contacter en cas de besoin de mise en relation lors d’une intervention ou autre. Ce sont vos interlocuteurs. Dans ces contacts clients vous retrouvez : la civilité, le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe et mobile, le lien vers la fiche client associée puis une mention observation pour quelconque notification. 

Ces différents fichiers s’adaptent exactement à vos propres besoins. Vous pouvez par vous-même en compléter la structure à l’aide de champs personnalisés afin d’y faire figurer toute donnée que vous jugez utile. Puissant et simple à paramétrer.

2. Gestion des interventions de dépannage

Le module intervention est essentiel. Les utilisateurs peuvent formuler une demande d’intervention et par la suite suivre leur stade d’avancement, depuis leur création jusqu’à leur mise en historique, ce qui comprend la préparation, l’attente de pièces, de programmation et de réalisation en cours. 

C’est pourquoi, la GMAO propose la programmation d’interventions curatives, mais aussi d’interventions préventives dont nous parlerons dans la partie suivante. 

Les interventions de dépannage encore appelées maintenance curative consistent à la remise en état de fonctionnement de l’équipement. Tout l’enjeu est alors de traiter l’urgence en assignant la réparation à la personne la plus proche du lieu d’intervention et la plus apte à intervenir. La GMAO va accélérer vos interventions de maintenance curative grâce à la planification, la cartographie, la gestion des compétences et à la prise en charge de la mobilité des techniciens sur le terrain. De plus, le référencement des équipements permettra aux techniciens de posséder en amont, lors d’une panne, toutes les informations nécessaires pour l’intervention curative : telles que consignes de sécurité, besoin en outillage spécial, notices techniques, plans, description détaillée, carnet d’entretien numérique, historique des événements, etc.

Au travers de ce module, vous pourrez alors saisir, traiter et suivre en temps réel les demandes curatives, partager la connaissance, raccourcir vos temps d’interventions et de réparation.

3. Gestion des opérations de maintenance : les entretiens 

La GMAO simplifie la planification et la gestion de maintenance, notamment préventive. Rappelons-le, la maintenance préventive est définie comme le contrôle et l’entretien périodique et anticipé des équipements afin de réduire la probabilité de défaillance ou de panne. Pour ce faire, il est nécessaire de réaliser un plan de maintenance préventive  aussi appelé programme de préventif. Ce dernier est un outil qui permet d’ajuster le préventif des installations, où y figurent toutes les interventions préventives, la périodicité, la charge de travail, et leur niveau de maintenance. Alors, le technicien pourra en cas d’incident ou de défaillance vérifier si le composant est vu, contrôlé ou changé régulièrement. 

Cette fonctionnalité se trouve dans la rubrique Gammes de maintenance de notre application, qui est un regroupement des interventions de préventif par périodicité quotidienne à pluriannuelle.  Elle est présentée dans un tableau de programme de préventif comprenant le code/nom abrégé, le nom, le détail de la gamme ainsi que la durée estimée. Investir dans une stratégie de maintenance préventive plutôt que le remplacement précoce de vos machines vous apportera un avantage financier considérable. 

Pour finir, vous pouvez créer des contrats de maintenance avec vos clients. Ils sont constitués de trois parties : la première correspond aux coordonnées client, la deuxième est la partie concernant la périodicité de maintenance (date de début et de fin d’exécution), et la dernière est la partie financière qui peut engendrer une facturation automatique. 

Qu’il s’agisse d’interventions curatives ou préventives, vous pourrez les intégrer dans votre planning, disponibles et modifiables à tout moment depuis l’application. 

4. Gestion des pièces détachées : catalogues, stocks et approvisionnements

La GMAO détient le catalogue des articles et pièces détachées nécessaires à vos opérations de maintenance. Ce catalogue peut se construire directement à partir de catalogues de fournisseurs ou de distributeurs.  Il est également possible d’importer et d’enrichir sa base d’articles privée en ajoutant des produits ou en important des données. 

Cette base est visualisée sous forme de tableau comprenant : la référence article, la marque, désignation du produit, le prix d’achat, le prix de vente et le stock. La dernière colonne du tableau permet d’identifier sur quelle base de données l’article est sauvegardé (votre base privée ou base à partir d’un catalogue de distributeur par exemple). Une barre de recherche est bien sûr accessible afin de faciliter la recherche de produit. 

Les techniciens peuvent directement enregistrer via leur smartphone les articles utilisés au cours d’une intervention, décrémentant ainsi le stock. Ils ont également la possibilité de faire une demande d’approvisionnement afin de déclencher une commande fournisseur. Ce workflow en assurera ensuite le suivi et la réception. Des interventions peuvent-être planifiées avant la réception des articles et celles-ci ne seront déclenchées qu’une fois les articles réceptionnés.

L’approvisionnement est également affiché sous format tableau avec le numéro d’intervention, la quantité demandée, l’unité, la désignation produit, la date de demande, de commande et de réception. Ici, la dernière colonne est constituée du statut qui informe de l’état de la commande (à commander, commandé ou réceptionné). 

Dans ce tableau, vous pouvez  insérer des filtres de type “réceptionné”, “à commander” ou “commandé” afin d’accéder directement aux informations souhaitées. 

5. App mobile – Smartphone ou tablette 

Compatible avec iOS et Android, l’application est utilisable sur smartphone ou tablette en adéquation avec le travail des techniciens en mobilité. En effet, cette version permet de recevoir des notifications sur smartphone au sujet des interventions, d’optimiser le temps de trajet grâce au guidage GPS rattaché à Waze ou encore d’utiliser la fonction Start and Stop au cours de l’intervention qui mesure le temps de travail. 

Ainsi, les feuilles de temps sont enregistrées automatiquement. De même, le chiffrage de la main d’œuvre et le calcul des coûts de déplacements s’effectuent directement depuis l’application. 

Ensuite, les techniciens ont accès depuis la version mobile aux informations des sites, au carnet d’entretien électronique des installations et équipements ainsi qu’aux formulaires. Ils peuvent également consulter les pièces jointes (plans, notices et autres types de documents).

Cette variante offre la possibilité de saisir les rapports d’interventions (préventifs et curatifs) ou encore des bilans par reconnaissance vocale, voire même d’y ajouter des photos et capture de la signature. 

Enfin, la base d’articles, l’édition des pièces détachées dans le rapport d’intervention et la commande d’approvisionnement d’articles sont accessibles. Bien sûr, la création d’une intervention de suivi avec commande de pièces, par exemple, peut être faite depuis smartphone. 

Finalement, les factures sont créées, générées et envoyées directement sur le site internet. 

6. KPI (Key Performance Indicators) et statistiques

La fonction KPI (Key performance indicators – Indicateurs clés de performance) donne l’accès à des synthèses graphiques des interventions mais également une restitution globale, par équipe, par technicien, par client et par site, pour une période prédéfinie avec possibilité de comparaison entre périodes. Cela permet de donner une vision globale de la performance de l’entreprise, d’évaluer la contribution de chacun et d’aider à atteindre ses objectifs. 

Ainsi, il est nécessaire de pouvoir mesurer et suivre un ensemble d’indicateurs dont les principaux sont : 

• Interventions (nombre, temps total, temps moyen)
• Couverture de l'entretien préventif
• Ratio préventif/curatif
• Temps sur la route
• Délai d'intervention
• Délai de résolution

Il est alors essentiel de tenir compte du fait que la réalisation de vos objectifs dépendra non seulement de votre équipe (agents de terrain) mais également des outils qui les aideront à s’acquitter efficacement de leur tâche. Un bon contrôle des KPIs conduit au succès et vous donne également une longueur d’avance sur vos concurrents.

Les modules complémentaires

7. Gestion des travaux d’installation et de rénovation : devis et chantiers

Vos techniciens interviennent pour dépanner et pour entretenir des installations existantes. Mais pas seulement. Ils installent également de nouveaux équipements ou rénovent les installations existantes. Dans ces deux derniers cas vous aurez toujours besoin, avant de démarrer les chantiers, de transmettre un devis à vos clients pour en recevoir l’accord. Alors seulement vous serez en mesure d’approvisionner les matériels nécessaires, de mobiliser et planifier les ressources et de démarrer le chantier. Ce sont les mêmes clients. Ce sont les mêmes sites. Ce sont les mêmes équipements. Ce sont les mêmes pièces détachées. Très souvent, ce sont les mêmes techniciens. 

Alors gérer vos devis en dehors de la GMAO ? Surtout pas : gérer vos devis dans la GMAO va considérablement en faciliter et accélérer la création et le suivi. L'application va contrôler vos marges opérationnelles. Elle transformera le devis en chantier après acceptation client. Elle gèrera les commandes fournisseurs. Elle planifiera et transmettra les bons de chantier aux techniciens. Elle émettra les factures par situation de travaux.

Vous pouvez créer un nouveau devis en partant de zéro, dupliquer un devis existant ou utiliser un modèle à partir de la bibliothèque de modèles. Il est également possible de pré-enregistrer des lignes à ré-utiliser ainsi que des ouvrages complets. Toutes ces aides permettent de rendre la création d’un devis très rapide. Des lignes descriptives sans prix peuvent également être ajoutées et... il est évidemment possible de sélectionner des articles depuis le catalogue produits.

Une fois le devis terminé, vous l’envoyez directement par mail à vos clients depuis l'application. Vous connaîtrez à tout instant le statut du mail : envoyé / distribué / ouvert. Dès réception de l’accord, le statut du devis passe à “accepté”. Il est devenu un chantier.

Les techniciens peuvent également effectuer des demandes en mobilité et être à l’origine du workflow. Il vous suffit ensuite de valider la demande et de la transformer en devis.

Chantier planifié, matériel commandé, ressources mobilisées, client informé de l’avancement. Vous contrôlez votre marge opérationnelle. 

8. Gestion de la facturation 

La facturation des contrats se fait automatiquement. Les indices ainsi que les formules de re-valorisation stockés permettent le calcul automatique des revalorisations contractuelles. 

Lors des interventions, les opérations réalisées hors contrat sont automatiquement valorisées en arrière plan : calcul des temps de main d’oeuvre, des frais de déplacements. Valorisation des pièces détachées utilisées. La facture ainsi construite automatiquement en background peut être soit immédiatement transmise par le technicien depuis son mobile, soit être validée par son manager et envoyée par mail. Vous pouvez également éditer des notes de crédits, planifier des facturations ponctuelles ou encore dupliquer les factures. 

De plus,  la GMAO vous propose de suivre facilement l’avancée des statuts des documents à destination des clients : en préparation, envoyé, accepté, facturé, facturé partiellement etc.  Vous serez alors à même de voir et de gérer la liste des devis, lesquels ont été correctement délivrés, ou lesquels restent à délivrer, afin d’optimiser le suivi de vos offres de services. 

La GMAO vous permet de personnaliser les paramètres de facturation tels que le coût de la main d’oeuvre, la méthode de calcul des coûts de déplacements et le taux de TVA applicable et ainsi s’adapter à votre façon de fonctionner.

9. Gestion de la base de données documentaire

La GED (Gestion Electronique de Documents) et la GMAO se marient à la perfection. 

Vous pouvez en effet très facilement associer, partager, archiver des documents numérisés. Les documents font alors partie intégrante des processus métier de maintenance supportés par l’application : enrichissement de la base des actifs techniques, gestion des interventions, établissement d’un devis ou d’une facture, etc.

L’enregistrement de documents tels que notices, plans, liste de pièces, audits, rapports de contrôles, etc. va en permettre le partage et la mise à disposition instantanés depuis l’application desktop ou le mobile. Ainsi les documents sont accessibles depuis les smartphones des techniciens en intervention. Managers et techniciens ont accès aux informations à tout moment et n’importe où. 

Les documents peuvent également être transmis par mail ou, via le portail : rien de plus simple que de partager ce que vous souhaitez et de les rendre publics à vos clients.

10. Le portail client

Le portail client de notre solution vous permet de partager, avec vos clients, des informations les concernant et dont ils peuvent avoir besoin.  

Vos clients disposent ainsi en ligne de leur propre base de données patrimoniale, i.e. aux informations concernants les sites et les équipements incluant les carnets d’entretien électroniques.

Ils ont accès à la cartographie de leurs sites. Ils peuvent suivre en temps réel les opérations de maintenance que vous réalisez pour leur compte. Une fois l’intervention terminée, ils accèdent instantanément aux bilans, photos rattachées, pièces consommées et toutes mesures et relevés réalisés par le technicien.

L’acceptation des devis peut se faire en ligne. Les factures établies leur sont aussi accessibles depuis la plateforme.

La Yuman Touch’  

… et d’autres services supplémentaires avec notre GMAO

Les formulaires intelligents

La planification automatique : l’optimisation des tournées

Optimisez vos plans de tournées tout en tenant compte des contraintes de vos clients, de vos opérateurs, de la circulation et de vos ressources. Notre planification automatique intervient aussi dans l’optimisation des déplacements et permet la localisation des techniciens et de leur destination. 

L’objectif : Programmez plus de rendez-vous tout en effectuant moins de déplacements. Vous gagnez ainsi en flexibilité et donc en qualité de service auprès de vos clients. Notre solution vous offre une planification automatique dont on reprend ci-dessous les principales fonctionnalités : 

Web et mobile bien sûr !  

Dans cet article, nous avons répertorié les services que se doit de proposer toute GMAO “state of the Art”. En guise de conclusion nous allons ajouter comment ces fonctionnalités doivent être délivrées. 

Web et mobile : est-il besoin de rappeler qu’il n’y a aujourd’hui point de salut pour les utilisateurs d’une solution de GMAO si celle-ci n’est pas nativement et WEB et mobile ?

Gestion des droits : la GMAO offre une gestion des comptes utilisateurs internes et externes et une gestion de la sécurité avancée, permettant à l’administrateur de définir rôles et niveaux d’utilisation. 

Multi-langues : c'est un indispensable pour les projets de grande taille : la solution de GMAO doit être nativement multilingue.

Imports/Exports : pouvoir importer et exporter toutes les données stockées telles que clients, sites, équipements, articles, interventions, plans de maintenance, devis, factures, etc. depuis et vers Excel est primordial.

RGPD : la solution doit être en parfaite conformité avec la réglementation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).