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Todo sobre la gestión de instalaciones

Todo sobre la gestión de instalaciones

Lunes 23 marzo 2020

La gestión de instalaciones, bienes inmuebles y mobiliario, servicios generales necesarios para el buen funcionamiento de una organización, la gestión de instalaciones o GI no es un concepto reciente, pero recientemente ha pasado a primer plano como el héroe de nuestras empresas. Pero entonces... ¿de qué se trata realmente la gestión de instalaciones?
Es difícil establecer una definición única de gestión de instalaciones porque hay tantos tipos diferentes de gestión de instalaciones como áreas de actividad de las que puede ser responsable. Realmente depende de tu sector y del ángulo que tomes para abordar las necesidades específicas de tu organización. Así que algunas definiciones serán muy generales, mientras que otras pueden ser más específicas. 
 
En general, la función esencial de los especialistas en gestión de instalaciones es garantizar la gestión adecuada de todos los servicios relacionados con un sitio y sus instalaciones. Es decir, la implantación de un entorno de trabajo que satisfaga las necesidades de los empleados garantizando el cumplimiento de los reglamentos y las normas de salud y seguridad, así como el control de los costos y la mejora de la calidad de los servicios prestados. 
 
 
 
 

La corta y larga historia de la gestión de instalaciones

 
El origen de la gestión de instalaciones se remonta a principios del siglo XX, época en que la gestión científica y el crecimiento de la administración de las oficinas, que reunía a todo el personal en un solo lugar, estaba a la orden del día. Pero no fue hasta 1980 que este componente fue realmente reconocido y profesionalizado. 
 
El primer precursor de la FM apareció a principios de los años 60: la introducción de las computadoras en el lugar de trabajo. En el decenio de 1960 en los Estados Unidos, Ross Perot -fundador de la empresa de procesamiento de datos computarizados Electronic Data Systems- introdujo por primera vez el término "gestión de instalaciones", que se asoció entonces a las complicaciones que se presentaban en la gestión de los sistemas y redes de computadoras. Su ámbito de aplicación pronto se amplió para incluir el problema del sistema/mobiliario modular y el diseño de oficinas. 
 
El decenio de 1970, el final de los gloriosos años treinta y el surgimiento de la crisis energética hicieron que las organizaciones tomaran conciencia de la importancia de controlar los costos de la utilización y la gestión de los locales que utilizaban para sus actividades. Ahora están obligados a racionalizar sus inversiones y gastos y a realizar un seguimiento financiero detallado. Al mismo tiempo, los principales fabricantes de muebles de oficina están desarrollando sistemas de mobiliario cada vez más sofisticados y estandarizados. Muebles tan vanguardistas que no correspondían al diseño de los espacios de trabajo de la época. De hecho, en ese momento, los gerentes de las oficinas eran responsables de comprar "escritorios y sillas" y no muebles de sistema. Estos fabricantes comprendieron que el mercado estaba impulsado por la oferta y algunos de ellos, como Herman Miller, decidieron acercarse a los clientes que ya eran conscientes de la importancia de la planificación y el valor del espacio y así comprender la oportunidad que estos fabricantes les ofrecían a través de estos nuevos sistemas de mobiliario. 
 
A finales de la década de 1970, en 1979, Herman Miller decidió crear un grupo de usuarios potenciales que utilizaría como pioneros. Al mismo tiempo, la Dirección General de las grandes empresas hizo de la gestión financiera una prioridad en el proceso de planificación estratégica de la organización.
 
El grupo de Hermann Miller, ahora el Instituto de Gestión de Instalaciones (IGI), que encabeza este campo, es por lo tanto generalmente citado como el creador de la "Gestión de Instalaciones". Su principal objetivo es promover la GI como una nueva ciencia de la gestión y una actividad profesional por derecho propio.
 
Sin embargo, no fue hasta finales de los años ochenta que la administración de las instalaciones se afirmó plenamente. El nacimiento y el crecimiento de la subcontratación durante este período favoreció su desarrollo. De hecho, fue un período de grandes cambios cuando cada vez más empresas comenzaron a subcontratar parte de su actividad a proveedores especializados. Esto les permitió centrarse de nuevo en su actividad principal, asegurando al mismo tiempo el uso óptimo de su lugar de trabajo: edificios de oficinas, centros comerciales, hoteles, industrias, centros médicos, centros de datos, etc. 
 
Durante esta fase de grandes cambios, un número cada vez mayor de profesionales comenzó a comprender la importancia de la gestión de las instalaciones.
 
El sector ha podido así estructurarse y, en los últimos veinte años, el FM o Facility Management se ha convertido en una profesión plenamente reconocida con actores de diverso tamaño que van desde las pequeñas PYMES hasta los grandes actores internacionales.
 
Y hoy... ¿cómo es la gestión de las instalaciones? 
 
 
 

Gestión de instalaciones: servicios divididos en dos categorías

 
Los servicios generales abarcan una gama tan amplia de funciones que es difícil delimitar su alcance preciso, lo que a menudo da lugar a malentendidos. Por lo tanto, es importante poder clasificar los diferentes tipos de gestión de instalaciones y clasificar las operaciones conexas para comprender mejor las cuestiones que están en juego y poder definir una estrategia adecuada: internalización o subcontratación de servicios, elección de socios, compensaciones presupuestarias, etc.
 
La gestión de los servicios financieros se sigue dividiendo en dos categorías: gestión de instalaciones multitécnicas y gestión de instalaciones multiservicio
 
La multitécnica se utiliza para todo lo relacionado con el mantenimiento de edificios e instalaciones (locales, equipos de ascensores, seguridad, energía, etc.). Mientras que el multiservicio implica más servicios para los usuarios de los locales (recepción, gestión del correo, reprografía, etc.). 
 
 

Gestión de instalaciones multitécnicas 

 
Multi-técnico significa el mantenimiento de edificios e instalaciones técnicas.
 
Para poder funcionar, una empresa necesita locales y equipo que son esenciales para su funcionamiento y su mantenimiento en condiciones operativas. Deben cumplir con las normas legales y los controles reglamentarios: se debe garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados.
 
El mantenimiento preventivo y curativo de las instalaciones se lleva a cabo a través de una amplia gama de acciones que incluyen :
 
  • Gestión del acceso a los sitios: puertas automáticas, barreras, etc.
  • Gestión de ascensores
  • Gestión de la calefacción, la ventilación, el aire acondicionado, la climatización, etc.
  • Detección de incendios y seguridad
  • El enrutamiento de las redes y las redes de respaldo 
  • Controles reglamentarios, gestión de las auditorías de seguridad
  • Cumplimiento de las normas ambientales
  • Gestión de la energía y los fluidos: electricidad de baja, media y alta tensión, viento, solar, gas, fuel, agua, etc.
  • Gestión de obras
  • Vigilancia remota
 
La gestión de las instalaciones no se limita al mantenimiento de los locales, sino que también puede ocuparse de toda la parte de "servicio" para el personal de la empresa. Esto se denomina gestión de instalaciones multiservicio. 
 
 

Gestión de instalaciones multiservicio

 
La segunda parte de la gestión de instalaciones es la de multiservicios. Esta área ya no se refiere directamente al mantenimiento de los activos técnicos. Abarca la gestión y el buen funcionamiento de los servicios ofrecidos directamente a los empleados. En esta categoría encontraremos: 
 
  • Diseño del sitio
  • La limpieza de los locales
  • La gestión de los espacios como la división
  • Recepción y gestión de la centralita
  • Gestión del correo 
  • Gestión de las salas de reuniones
  • El economato (gestión financiera del establecimiento) 
  • Gestión del archivo
  • Catering colectivo
  • Servicios de reprografía
  • Mantenimiento de los espacios verdes
  • Gestión de residuos
  • Gestión de los contaminantes
 
Una amplia variedad de servicios, que si no se dominan perfectamente, pueden llevar rápidamente a una disminución de la productividad de la organización y desmotivar a todos sus empleados. 
 
Por consiguiente, ya sea que se interiorice a través de los servicios generales o se externalice a un especialista, la gestión de instalaciones debe ahora basarse siempre en una GMAO que proporcione a los administradores de las instalaciones y a los directores de los emplazamientos el marco de organización, la planificación de recursos, la colaboración entre todos los agentes y el intercambio de información, para garantizar la ejecución adecuada de las misiones y los trabajos.
 
 
 

La GMAO, una herramienta esencial para la gestión de instalaciones 

 
El gerente de la instalación debe ser versátil y poseer una amplia gama de conocimientos y habilidades. Las calificaciones relativas a la gestión de los entornos de trabajo, el marco normativo, el mantenimiento, el mantenimiento de los edificios y debe ser capaz de elaborar un presupuesto y controlarlo. Debe ser capaz de responder a preguntas relacionadas con la seguridad y el medio ambiente, pero también debe dominar las habilidades de gestión. 
 
Las empresas también exigen que sea dinámico, responsable, crítico y que tenga buenas habilidades interpersonales. La comunicación con todos los empleados es un punto clave que no debe descuidarse. Una amplia gama de habilidades y competencias indispensables requiere un don para la ubicuidad por parte del Gerente de la Instalación.
 
Un nivel de exigencia que a veces puede provocar estrés y una presión considerable sobre el empleado, que a menudo se encuentra "en todos los frentes". 
 
Versátil, pero ¿a qué precio?... Él o ella sigue siendo principalmente un ser humano y puede sentirse muy rápidamente abrumado por esta inmensa carga de trabajo y ya no será capaz de cumplir con las expectativas adecuadamente.  
 
Una solución GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) podrá aportar una ayuda preciosa al venir a organizar y automatizar una gran parte de su trabajo. 
 
 

1.  Una GMAO para la gestión de instalaciones

 
Un enfoque moderno de la gestión de instalaciones es inseparable de la integración de un sistema informático como un programa de colaboración de gestión de mantenimiento asistido por computadora. 
 
La GMAO ofrecerá a los especialistas en gestión de instalaciones la oportunidad de proporcionar a su empresa un apoyo adaptado e inmediato, de acuerdo con su modelo económico y organizativo, y garantizando la optimización de la relación calidad/coste. La estrategia de FM está así asegurada. Será capaz de reducir los costos y mejorar la productividad del personal al abordar todos los aspectos de la empresa. 
 
Una completa GMAO, que ofrece todas las funcionalidades de gestión necesarias, con una ergonomía fluida y un flujo de trabajo lógico y fácil de usar, combinado con una aplicación móvil actualizada como la que ofrece Yuman, dará al Facility Manager y a su equipo acceso a una visión exhaustiva para organizar y optimizar : 
 
  • Gestión de las intervenciones: establecimiento de prioridades, planificación y supervisión de las intervenciones curativas y preventivas y de las nuevas obras.
  • Gestión de tareas: tareas recurrentes y determinación de frecuencias: de diarias a multianuales, estimación del tiempo de inactividad, organización de sustituciones, etc.
  • Gestión de los sitios y contactos asociados
  • Gestión del equipo: historia y seguimiento de la base patrimonial del equipo en cada lugar. 
  • Gestión de suministros: pedido de piezas de repuesto y gestión de inventario 
  • Gestión de las estadísticas en tiempo real: relativas a las intervenciones, la realización de tareas, las hojas de tiempo de los técnicos, el tiempo de inactividad de cada equipo, etc. 
  • Consulta e intercambio de información en tiempo real: acceso a la información durante una intervención, recogida y enriquecimiento sobre el terreno mediante códigos QR, fotos, mediciones, etc. a través de la aplicación móvil.
 
Al permitir el análisis del origen y la frecuencia de un problema, la GMAO permite planificar acciones de mantenimiento preventivo proactivo o, como mínimo, garantiza un diagnóstico más rápido en caso de un nuevo incidente.
 
 

2.  Las ventajas de la GMAO en la gestión de instalaciones

 
Las empresas que utilizan una solución de GMAO se beneficiarán de muchas ventajas, como :
 
Aumento de la fiabilidad y de la vida útil de los activos: gracias al mantenimiento preventivo a largo plazo, que aumentará considerablemente la vida útil de las instalaciones.
 
  • La optimización de las intervenciones  
  • Aumento de la productividad: mediante la planificación y la supervisión de la disponibilidad de los empleados.  
  • Asistencia para la adopción de decisiones: para el administrador del establecimiento, el nivel de transparencia debido al acceso a la información le permitirá hacer un seguimiento de las acciones de sus empleados, de las intervenciones pasadas y futuras y, por lo tanto, le ayudará en su proceso de coordinación y adopción de decisiones.
  • Mejor presentación de informes: La solución de GMAO de Yuman permite almacenar cualquier tipo de datos (información sobre los emplazamientos, los clientes, las instalaciones, incluir fotografías o documentos PDF, etc.) y tener acceso al seguimiento y al historial de los activos. Es una fuente de información única que le permitirá ajustar continuamente su estrategia.
  • Mejora de la comunicación interna: mediante una aplicación de GMAO, la consulta y el intercambio de información, la introducción de una nueva solicitud de trabajo o el seguimiento de las intervenciones existentes son accesibles a todos.
  • Cumplimiento de las normas legales: la seguridad, las normas, la conformidad, los emplazamientos y sus instalaciones siguen las certificaciones reglamentarias gracias a un sistema de gestión del mantenimiento que permite mantener las instalaciones en conformidad con las normas legales. 
 
Por lo tanto, la integración de una solución de GMAO permitirá a los profesionales gestionar una masa de información y tener los conocimientos necesarios para gestionar el ciclo de vida de las instalaciones, ganando eficiencia y ahorrando tiempo. Además, gracias a la movilidad, los administradores de las instalaciones pueden trabajar sobre el terreno y al mismo tiempo mantenerse informados, receptivos y capaces de gestionar sus equipos y subcontratistas directamente desde su aplicación. 
 
 
 

Conclusión  

 
Optar por una solución inteligente moderna y móvil como la GMAO de Yuman para la gestión de instalaciones es una obligación para beneficiarse de la reducción de costos, la mayor disponibilidad y vida útil de los equipos, el aumento de la productividad, la mejora de la calidad del servicio a los empleados y los compromisos presupuestarios perfectamente controlados.
 
Una GMAO de última generación para abrir una nueva era en la gestión de instalaciones: ¡es DESPIADADO!
 
 
 
 
 
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