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El ROI de una GMAO 

El ROI de una GMAO 

Domingo 05 diciembre 2021

Dado que el mantenimiento se considera cada vez más como un negocio en sí mismo, los directivos se centran en el rendimiento de la inversión del software de GMAO. La estimación del valor del software de GMAO requiere una metodología adecuada para recopilar la información financiera necesaria. El ROI (retorno de la inversión) de un proyecto es un criterio esencial en el proceso de decisión empresarial. En este artículo estudiaremos el ROI de un proyecto de GMAO.

INTRODUCCIÓN

Uno de los KPI -Indicadores Clave de Rendimiento- que siguen especialmente los equipos directivos es el rendimiento de los activos de la empresa. En términos sencillos, el rendimiento de los activos mide los beneficios de la empresa divididos por el valor total de los activos, un cálculo que de hecho utilizan muchos financieros de Wall Street cuando examinan el valor y la estabilidad de una empresa. Unas cifras más altas de rentabilidad de los activos indican empresas más rentables, bien gestionadas y estables. Sin embargo, ya que estamos hablando del mantenimiento y la fiabilidad, ¿qué impacto tienen en el cálculo de la rentabilidad de los activos? ¿Es mejor reducir los gastos o aumentar los ingresos? Estas dos estrategias son la clave de la rentabilidad. ¿La implantación de una GMAO no nos permitiría ganar en estos dos frentes?

REDUCIR LOS GASTOS

Este método es conocido por la mayoría de los departamentos de mantenimiento y fiabilidad. Las principales áreas de control de gastos son la mano de obra, la gestión de las piezas de recambio y el buen control de los contratos de mantenimiento. Un control de gastos relacionado es el consumo de energía de la empresa. Como el ahorro se convierte en beneficio, el control del gasto es un factor clave para aumentar la rentabilidad. Sin embargo, no puede ser la única manera.

AUMENTAR LOS INGRESOS

Los ingresos pueden incrementarse aumentando la capacidad y manteniendo los costes fijos. Como la empresa ya ha invertido en activos, el aumento de la disponibilidad y la eficiencia de estos activos, al tiempo que se controlan los costes fijos, aumentará directamente la rentabilidad. Esta vía tiene un efecto muy positivo en el aumento del rendimiento de los activos. Esto es especialmente cierto en los mercados donde la demanda es alta y todos los productos producidos pueden venderse. También tiene un impacto en los mercados donde la demanda está limitada. En este caso, el aumento de la eficiencia y la eficacia reducirá los costes fijos.

Si una organización se rige por el mantenimiento, aún puede contribuir a la rentabilidad controlando los gastos. Sin embargo, el impacto puede ser mayor si la organización se centra en el tiempo de funcionamiento de los equipos. De hecho, la contribución a la rentabilidad puede multiplicarse por cuatro si una organización se centra en la disponibilidad de los equipos o en el tiempo de funcionamiento en lugar de controlar los costes de mantenimiento.

Un departamento de mantenimiento puede tener un impacto financiero significativo en la rentabilidad de una empresa. Si una organización puede adoptar el enfoque adecuado, el mantenimiento y la fiabilidad pueden convertirse en un activo empresarial, gracias al aumento de la competitividad que puede permitir.

En resumen, centrarse en los controles de mantenimiento, así como en los gastos de mantenimiento y fiabilidad, elimina el despilfarro, que es la premisa de una operación ajustada. El siguiente paso en la evolución es centrarse en el tiempo de funcionamiento o la disponibilidad de los equipos. Esto aumenta la capacidad de la empresa. Como resultado, la empresa puede hacer más con los mismos recursos o lo mismo con menos recursos. Centrarse en el EAM, o aumentar la eficiencia de los equipos, maximiza la capacidad y las finanzas. Comprender esto es importante para las empresas que quieran seguir siendo competitivas en las próximas décadas.

Algunas empresas están empezando a entenderlo claramente, como demuestran algunos de los últimos KPI de mantenimiento que están utilizando. Por ejemplo, miden los costes de mantenimiento (MC) como un porcentaje del valor de sustitución estimado (ERV). El coste de mantenimiento comparado con el valor de reposición estimado se calcula dividiendo los costes totales de mantenimiento por el valor total de los activos. Este porcentaje se utiliza para evaluar si el nivel de gasto en mantenimiento y fiabilidad es el adecuado.

ENTENDER EL MANTENIMIENTO Y LA GMAO

El mantenimiento y la fiabilidad son cuestiones importantes para las empresas que muchos directivos aún no han tenido en cuenta. Para colmo, creen que entienden la función de mantenimiento... Esta falta de comprensión se pone de manifiesto por el gran número y la diversidad de métodos que se utilizan actualmente para organizar y llevar a cabo el mantenimiento en las empresas. La mayoría de los directores de empresa y de planta se han centrado en la gestión de las operaciones o de la fabricación, mientras que la gestión de disciplinas más técnicas, como el mantenimiento, se ha ignorado o se ha dejado en un segundo plano. El mantenimiento, por ejemplo, se ha visto como un mal necesario, como una póliza de seguro, en la que el dinero implicado no es más que un gasto a sus ojos.

Cuando las empresas examinaron más de cerca la función de mantenimiento, descubrieron que el mantenimiento representa entre el 15 y el 40% del coste total del producto. Entonces dedujeron que el ahorro realizado en el mantenimiento era una importante palanca para reducir los costes de producción. Si tomamos los márgenes de beneficio típicos de las empresas manufactureras, podemos concluir que un euro ahorrado en costes de mantenimiento contribuye tanto a los beneficios de la empresa como 3 euros de nuevas ventas. Si cambiamos de escala, en las grandes empresas, reducir los costes de mantenimiento en 1 millón de euros contribuye tanto a los beneficios como aumentar las ventas en 3 millones de euros. En los mercados competitivos a los que se enfrentan todas las empresas, es mucho más fácil mejorar el mantenimiento y reducir los gastos innecesarios de mantenimiento en 1 millón de euros que encontrar 3 millones de euros en nuevas ventas.

La implantación de programas informáticos, por la reducción de costes que supondrá, será una baza considerable para que las organizaciones aumenten su productividad.

A continuación, presentaremos unas pautas para estimar los posibles beneficios financieros que puede obtener una empresa mediante la aplicación de políticas y prácticas de mantenimiento mejoradas, empezando por la implantación de un sistema de GMAO.

REDUCCIÓN DE LOS COSTES DE MANTENIMIENTO

Esta sección analiza la reducción de costes en cuatro áreas necesarias para gestionar el mantenimiento de los equipos de una organización:

  • Reducción de los costes laborales
  • Reducción de los costes de las piezas de recambio
  • Reducción de los costes del proyecto
  • Reducción del tiempo de inactividad y de los costes de indisponibilidad

Reducción de los costes laborales

La productividad del mantenimiento en la mayoría de las empresas es de una media del 20-30%. Esto se traduce en unas 2 horas por turno de 8 horas de actividad práctica. La mayoría de las pérdidas de productividad pueden atribuirse a las siguientes razones

  • A la espera de las piezas
  • A la espera de información, dibujos, instrucciones, etc.
  • Esperar a que el equipo se detenga
  • Esperando a que llegue el equipo de alquiler
  • Esperar a que otros oficios terminen su parte del trabajo
  • Corriendo de una emergencia a otra

Aunque el 100% de productividad es un objetivo poco realista para cualquier departamento de mantenimiento, un 80% más realista es perfectamente alcanzable.

La productividad de los técnicos de mantenimiento puede mejorarse centrándose en técnicas básicas de gestión, como

  • Planificar el trabajo con antelación
  • Planificar los trabajos y coordinar los calendarios con la producción
  • Programación de piezas para su sustitución "just-in-time".
  • Coordinar las herramientas, el equipo de alquiler, etc.
  • Reducir los trabajos de emergencia por debajo del 15% mediante la aplicación de planes de mantenimiento periódico perfectamente adaptados

Con la ayuda de la informática, el tiempo de planificación por tarea se reduce, lo que permite planificar y coordinar más tareas. Esto permite directamente dedicar más tiempo a las actividades de mantenimiento preventivo, lo que contribuye a reducir el número de actividades de emergencia y averías. El resultado es un aumento de la productividad gracias a la reducción del tiempo de inactividad.

Las organizaciones que implantan con éxito una solución de GMAO informan de un aumento de la productividad de hasta un 30%.

Reducción de los costes de las piezas de recambio

Los costes de las piezas de recambio están relacionados con la frecuencia y el alcance de las reparaciones efectuadas en los equipos de la empresa. El número de piezas, así como las políticas de almacenamiento, las políticas de compra y las prácticas generales de gestión del inventario, contribuyen a los costes globales de las piezas de recambio. Debido a la falta de atención a las piezas de recambio en algunas empresas, los inventarios pueden ser un 20-30% más altos de lo necesario. Esta cantidad aumenta los costes de mantenimiento del inventario y encarece innecesariamente la gestión de las piezas de recambio. La incapacidad de los talleres para satisfacer las necesidades del departamento de mantenimiento lleva a la creación de depósitos "piratas" o "ilegales" de piezas de recambio por si acaso. Dado que los costes de las piezas de recambio representan el 50% de los costes totales de mantenimiento, es necesario mejorar este aspecto.

Un buen control de las existencias permite a las empresas reducir el valor de las mismas manteniendo un alto nivel de servicio. En este ámbito, los usuarios de las soluciones de GMAO informan de una reducción media del 20% en los costes de almacenamiento y gestión de las piezas de recambio.

Reducción de los costes del proyecto

En muchas empresas, el mantenimiento interviene en las actividades de proyectos, paradas o reformas. Estas actividades, si no se controlan adecuadamente, pueden tener un impacto significativo en la capacidad de producción de una empresa. Esto se debe a que estas actividades suelen realizarse con los equipos en estado de parada, cuando no hay producción. Por lo tanto, todo el tiempo que se pueda eliminar del proyecto, de la parada o de la remodelación se puede volver a convertir en tiempo de producción. En el sector del refinado o la generación de energía, por ejemplo, el coste de una parada prolongada es prohibitivo.

Se puede mejorar la planificación y la coordinación a través de un sistema GMAO/AEM. Estos esfuerzos suelen reducir el tiempo de inactividad, incluso si la empresa utiliza actualmente un sistema de gestión de proyectos. Los usuarios de los sistemas de GMAO/EAM han informado de una reducción media del 5% en los tiempos de inactividad.

Reducción del tiempo de inactividad y de los costes de indisponibilidad

Estos costes representan el verdadero ahorro para una empresa comprometida con la mejora de sus políticas y prácticas de mantenimiento. El coste del tiempo de inactividad de los equipos puede oscilar entre varios miles de euros por hora y cientos de miles de euros por hora. Por ejemplo, para una empresa con varias líneas de producción en su fábrica, el tiempo de inactividad de cada una de ellas puede valer 1 millón de euros por 24 horas.

En algunas empresas, los niveles de tiempo de inactividad pueden llegar al 30% o más. Los periodos de inactividad suponen la pérdida de oportunidades de venta y costes innecesarios de equipos de capital. Suele situar a la empresa en una posición competitiva débil. Dedicando la empresa a las buenas políticas y prácticas de mantenimiento y utilizando el sistema CMMS/EAM como herramienta de seguimiento, el tiempo de inactividad de los equipos puede reducirse drásticamente. Los usuarios de sistemas de GMAO/AAM han conseguido reducir las pérdidas de tiempo de inactividad de los equipos en una media del 20%.

CONCLUSIÓN

Existe una clara relación entre el mantenimiento y la rentabilidad de la empresa. Así, la implantación de una GMAO eficaz, móvil y basada en la web, que todos los miembros de su equipo de mantenimiento acepten rápidamente por su facilidad de uso e intuitividad, podrá reducir muy rápidamente los gastos relacionados con el mantenimiento, al tiempo que mejora la calidad del servicio ofrecido a la producción en términos de capacidad de respuesta y disponibilidad de los activos técnicos. La clave es el aumento de la rentabilidad de la organización.

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