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Mise en place de la maintenance proactive d’un immeuble

Mise en place de la maintenance proactive d’un immeuble

Lundi 18 octobre 2021

L’entretien négligé d’un bien immobilier entraîne systématiquement une augmentation des coûts énergétiques et opérationnels, des conditions d’utilisation potentiellement dangereuses, des sanctions légales éventuelles, ainsi qu'une diminution des performances des salariés. Tout cela, sans parler de son impact négatif sur la valeur du bâtiment lui-même...

Pour éviter cette situation, les gestionnaires immobiliers doivent mettre en place un programme d'entretien proactif basé sur un logiciel de GMAO, un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur.

Nous allons décrire dans cet article comment cela peut être fait en pratique. Le contexte couvre ici une situation où le propriétaire/gestionnaire immobilier - le Property Manager - souhaite mettre en place une équipe de maintenance interne. Si les travaux d'entretien sont confiés à une société professionnelle de gestion immobilière/de gestion des installations, ce sera à elle qu'il incombera de définir les flux de travail.

Recenser la base des actifs techniques

Pour comprendre l'étendue des actifs d'un bâtiment, il faut d'abord établir un registre des actifs techniques : la liste des éléments qui composent la propriété. Le registre des actifs peut inclure chaque élément majeur du bâtiment ou seulement les actifs qui nécessitent une attention régulière sous forme d'inspection, de maintenance, d'entretien, de nettoyage ou de remplacement.

Les détails spécifiques et le format du registre des actifs peuvent varier, mais ils contiennent généralement des informations telles que :

  • Le nom d’équipement et le code-barres/l'identifiant unique (tel un numéro de série)
  • Son emplacement
  • La date et le prix d'acquisition
  • Les informations du fabricant (manuels, notices, etc.)
  • L'historique de la maintenance

Inutile d’ajouter que ce registre d'actif doit être numérique et enregistré au sein de votre logiciel de GMAO (Gestion de maintenance Assistée par Ordinateur).

Recueillir des informations sur la gestion des actifs

La maintenance proactive cherche à minimiser les pannes d'équipement en identifiant d'abord les facteurs qui conduisent à une défaillance de l'équipement, puis en programmant des activités qui réduiront la dégradation des performances. Ces informations proviennent de plusieurs sources, comme les directives des fabricants d'équipements, l'historique et les registres des équipements.

Recueillir les manuels des fabricants de matériels

Les directives des fabricants fournissent une mine d'informations à destination des équipes de maintenance. Entre autres choses, elles fournissent une base de référence pour la fréquence de maintenance et recommandent les conditions de fonctionnement idéales pour chaque équipement. Il s'agit de données essentielles pour l'entretien des installations telles que les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, les véhicules (le cas échéant) et tous les types d'équipements mécaniques et électriques figurant dans le registre des actifs.

Collecter les historiques des équipements

Les données relatives à la réparation et à l'entretien des équipements recueillies au fil du temps révèlent un schéma de défaillance, de dépenses et de réparation. Il s'agit d'une autre source précieuse de données de maintenance. À partir des journaux de maintenance, des tableaux et autres enregistrements, la personne chargée du programme de maintenance obtiendra des informations utiles sur les schémas d'utilisation, les problèmes récurrents, les besoins en pièces de rechange et la criticité de chaque pièce d'équipement.

Formuler le programme de maintenance

Un programme de maintenance proactif efficace est conçu pour utiliser de manière optimale les ressources disponibles (ressources humaines : l’équipe technique, ressources matérielles : les pièces détachées et les outils nécessaire à la maintenance et aux réparations éventuelles). Cela nécessite la planification et l'ordonnancement des tâches, tâche qui sera confiée une nouvelle fois à votre GMAO.

Planifier et ordonnancer des tâches

En raison de la multitude de tâches potentielles auxquelles on peut s'attendre, une planification minutieuse est essentielle pour assurer le bon déroulement des opérations et éviter les pannes d'équipement excessives. Le gestionnaire immobilier/de maintenance doit se concentrer sur la programmation des inspections et la planification des fréquences de maintenance (c'est-à-dire hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle). Une grande partie de cette planification sera effectuée sur la base des informations recueillies recueillies auprès des fabricants de matériels.

Malgré tous les efforts, des situations imprévues surviendront, il n'est donc pas réaliste de supposer que 100 % des activités de maintenance peuvent être planifiées sans faute. Une approche plus réaliste pour un bon programme d'entretien préventif proactif devrait plutôt viser une répartition 80/20 entre l'entretien planifié et non planifié. Ce ratio devra d’ailleurs être surveillé de près car il représente une mesure factuelle très précise de l’efficacité de votre maintenance.

Tout cela peut sembler un peu complexe. La meilleure façon d’aborder ces points est d'automatiser le flux de travail de maintenance en mettant en œuvre un logiciel de gestion de maintenance basé sur le cloud, ce qui nous amène au point suivant.

Utiliser la GMAO et d'autres outils

L'utilisation d'un système de GMAO facilite la collecte, le stockage de toutes les informations de maintenance en un seul endroit et en permettant aux utilisateurs de créer des programmes de maintenance en quelques clics. La GMAO restituera également facilement l’information à la bonne personne, au bon endroit et au bon moment.

Cependant, il existe plusieurs types de GMAO disponibles aujourd'hui - et toutes n'ont pas les mêmes fonctions et capacités. Il peut donc s'avérer difficile de trouver la meilleure solution pour une entreprise. Néanmoins, les principales caractéristiques à rechercher sont une interface conviviale, un portail de demande d'intervention permettant aux personnes de soumettre facilement des tickets de maintenance, la gestion des ordres de travail, la gestion des stocks de pièces de rechange et un système de rapports détaillés. La prise en charge de la maintenance prédictive est un atout, mais tous les gestionnaires de bâtiments n'en auront pas besoin. Last but not least la GMAO devra être cloud et faire une large place à la mobilité au travers d’une application sur smartphone tout à la fois complète et rapide d’appropriation par l’ensemble des acteurs.

Constituer l'équipe de maintenance

À ce stade, le gestionnaire immobilier devrait avoir une idée claire du travail à accomplir. Il sait quels types de travaux de maintenance doivent être effectués, comment les réaliser et à quels intervalles. L'étape suivante consiste à engager une équipe de personnel qualifié pour exécuter ces tâches. La taille du personnel d'entretien varie en fonction de la taille et de la complexité de l’immeuble en charge.

Les entretiens et le recrutement du personnel d'entretien peuvent également être effectués en interne ou confiés à une agence de recrutement.

Mettre en œuvre et exécuter le programme

À ce stade, le programme de MP (pour Maintenance Préventive) est prêt à être mis en œuvre. Idéalement, le personnel a reçu une formation complète sur les nouvelles technologies à utiliser et a été initié aux processus et procédures convenus. Mais essayer de mettre en œuvre autant de changements à la fois peut devenir problématique. Par conséquent, le gestionnaire immobilier peut envisager de mettre en œuvre le programme de gestion des performances par étapes.

Il est possible de commencer par un pilote pour une partie de l’équipe ou de commencer par quelques actifs techniques, puis d'étendre le spectre d’usage au fil du temps. Cette approche agile itérative va ainsi permettre à l'équipe de faire progressivement des observations et de donner un retour d'information qui permettront d'affiner le programme.

Un programme d'entretien préventif doit toujours faire l'objet d'une amélioration continue. Les informations recueillies à partir des commentaires du personnel, des informations sur les bons de travail et d'autres rapports permettront également d'identifier les points forts et les points faibles.

Dernières réflexions

La mise en place d'un programme proactif d'entretien des immeubles demande du temps, de l'engagement et des efforts, mais le jeu en vaut la chandelle. L'utilisation d'outils modernes tels qu'un logiciel de GMAO contribuera à rationaliser le processus permettra au gestionnaire immobilier de suivre automatiquement les informations relatives à l'entretien, sans ajout à sa charge de travail quotidienne.

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