Einführung der proaktiven Instandhaltung eines Gebäudes

Um dies zu vermeiden, sollten Immobilienverwalter ein proaktives Wartungsprogramm einführen, das auf einer CMMS-Software basiert, einer Software für computergestütztes Wartungsmanagement.

Wir werden in diesem Artikel beschreiben, wie dies in der Praxis geschehen kann. Der Kontext umfasst hier eine Situation, in der der Immobilienbesitzer/-verwalter - der Property Manager - ein internes Wartungsteam einrichten möchte. Wenn die Wartungsarbeiten an ein professionelles Immobilien-/ Facility-Management-Unternehmen vergeben werden, ist es dessen Aufgabe, die Arbeitsabläufe zu definieren.

Die Basis der technischen Anlagen erfassen

Um den Umfang der Vermögenswerte eines Gebäudes zu verstehen, muss zunächst ein Verzeichnis der technischen Vermögenswerte erstellt werden: eine Liste der Gegenstände, aus denen das Gebäude besteht. Das Anlagenverzeichnis kann jedes größere Gebäudeelement enthalten oder nur solche Anlagen, die regelmäßige Aufmerksamkeit in Form von Inspektion, Wartung, Instandhaltung, Reinigung oder Austausch erfordern.

Die spezifischen Details und das Format des Verzeichnisses der Vermögenswerte können variieren, aber in der Regel enthalten sie Informationen wie:

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• Der Name des Geräts und der Barcode/die eindeutige Kennung (wie eine Seriennummer)
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• Sein Standort
• Das Datum und der Preis des Erwerbs
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• Die Informationen des Herstellers (Handbücher, Beipackzettel usw.)
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• Die Wartungshistorie
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Nicht hilfreich ist es, wenn Sie hinzufügen, dass dieses Anlagenverzeichnis digital und in Ihrer CMMS-Software (Computer Aided Maintenance Management) gespeichert sein muss.

Sammeln Sie Informationen über die Verwaltung von Vermögenswerten

Die proaktive Wartung versucht, Geräteausfälle zu minimieren, indem sie zunächst die Faktoren identifiziert, die zu einem Geräteausfall führen, und dann Aktivitäten plant, die zu einer Leistungssteigerung führen. Diese Informationen stammen aus verschiedenen Quellen, z. B. aus den Richtlinien der Gerätehersteller, aus der Historie und aus den Aufzeichnungen der Geräte.

Sammeln Sie die Handbücher der Gerätehersteller

Die Richtlinien der Hersteller bieten eine Fülle von Informationen, die für Wartungsteams bestimmt sind. Unter anderem bieten sie eine Bezugsgrundlage für die Wartungsfrequenz und empfehlen die idealen Betriebsbedingungen für jedes Gerät. Dies sind wesentliche Daten für die Wartung von Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Fahrzeugen (falls zutreffend) und allen Arten von mechanischen und elektrischen Geräten, die im Anlagenregister aufgeführt sind.

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Historien der éAusrüstungen sammeln

Die im Laufe der Zeit gesammelten Daten über die Wartung und Instandhaltung von Ausrüstungsgegenständen liefern ein Muster von Fehlern, Fehlern und Reparaturen. Dies ist eine weitere wertvolle Quelle für Wartungsdaten. Anhand von Wartungsprotokollen, Tabellen und anderen Aufzeichnungen kann der Wartungsplaner nützliche Informationen über Nutzungsmuster, häufige Probleme, den Bedarf an Ersatzteilen und die Kritikalität der einzelnen Ausrüstungsteile erhalten.

Der Wartungsplaner kann die Wartungsprotokolle, Tabellen und anderen Aufzeichnungen nutzen, um nützliche Informationen über Nutzungsmuster, häufige Probleme, den Bedarf an Ersatzteilen und die Kritikalität der einzelnen Ausrüstungsteile zu erhalten.

Der Wartungsplaner kann die Wartungsprotokolle, Tabellen und anderen Aufzeichnungen nutzen, um nützliche Informationen über Nutzungsmuster, häufige Probleme, den Bedarf an Ersatzteilen und die Kritikalität der einzelnen Ausrüstungsteile zu erhalten.

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Formulieren Sie den Wartungsplan

Ein effektives proaktives Wartungsprogramm ist so konzipiert, dass es die verfügbaren Ressourcen optimal nutzt (menschliche Ressourcen: das technische Team, materielle Ressourcen: die defekten Teile und Werkzeuge, die für die Wartung und eventuelle Reparaturen benötigt werden). Dies erfordert die Planung und Terminierung der Arbeiten, die wiederum von Ihrem CMMS übernommen wird.

Arbeiten planen und terminieren

Aufgrund der Vielzahl potenzieller Arbeiten, die zu erwarten sind, ist eine sorgfältige Planung von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeiten zu gewährleisten und übermäßige Ausfälle von Geräten zu vermeiden. Der Immobilien-/Instandhaltungsmanager sollte sich auf die Planung von Inspektionen und die Planung der Wartungsfrequenzen (d. h. wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich) konzentrieren. Ein großer Teil dieser Planung wird auf der Grundlage der von den Herstellern der Geräte gesammelten Informationen erfolgen.

Trotz aller Bemühungen werden unvorhergesehene Situationen eintreten, weshalb es nicht realistisch ist, davon auszugehen, dass 100 % der Wartungsarbeiten fehlerfrei geplant werden können. Ein realistischerer Ansatz für ein gutes proaktives Programm zur vorbeugenden Instandhaltung sollte vielmehr eine 80/20-Teilung zwischen geplanter und ungeplanter Instandhaltung anstreben. Dieses Verhältnis sollte auch genau beobachtet werden, da es ein sehr genaues Maß für die Effektivität Ihrer Wartung darstellt.

Das mag alles ein wenig komplex erscheinen. Der beste Weg, diese Punkte anzugehen, ist die Automatisierung des Wartungs-Workflows durch den Einsatz einer cloudbasierten Wartungsmanagement-Software, was uns zum nächsten Punkt bringt.

Der beste Weg, diese Punkte anzugehen, ist die Automatisierung des Wartungs-Workflows durch den Einsatz einer cloudbasierten Wartungsmanagement-Software, was uns zum nächsten Punkt bringt.

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Die Nutzung von CMMS und anderen Tools

Die Verwendung eines CMMS-Systems erleichtert es, alle Wartungsinformationen zu sammeln, an einem Ort zu speichern und es den Benutzern zu ermöglichen, mit wenigen Klicks Wartungspläne zu erstellen. Das CMMS macht es außerdem einfach, die Informationen an die richtige Person, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit weiterzugeben.

Allerdings gibt es heute viele verschiedene Arten von CMMS - und nicht alle haben die gleichen Funktionen und Möglichkeiten. Daher kann es schwierig sein, die beste Lösung für ein Unternehmen zu finden. Die wichtigsten Merkmale, nach denen Sie suchen sollten, sind jedoch eine benutzerfreundliche Oberfläche, ein Serviceportal, über das Personen problemlos Wartungstickets einreichen können, die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, die Verwaltung von Ersatzteilbeständen und ein detailliertes Berichtssystem. Die Unterstützung der vorbeugenden Wartung ist ein Pluspunkt, aber nicht jeder Gebäudemanager wird sie benötigen. Last but not least muss das CMMS cloudbasiert sein und der Mobilität einen großen Platz einräumen, und zwar durch eine Smartphone-Anwendung, die sowohl vollständig als auch schnell von allen Beteiligten genutzt werden kann.

Zusammenstellung des Wartungsteams

An dieser Stelle sollte der Immobilienverwalter eine klare Vorstellung von der Arbeit haben, die er zu erledigen hat. Er weiß, welche Arten von Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen, wie sie durchgeführt werden müssen und in welchen Abständen. Der nächste Schritt besteht darin, ein Team von qualifiziertem Personal einzustellen, das diese Arbeiten durchführt. Die Größe des Wartungspersonals hängt von der Größe und der Komplexität des zu betreuenden Gebäudes ab.

Die Größe des Wartungspersonals hängt von der Größe und der Komplexität des zu betreuenden Gebäudes ab.

Die Vorstellungsgespräche und die Einstellung des Reinigungspersonals können auch intern durchgeführt oder an eine Personalvermittlungsagentur vergeben werden.

Die Vorstellungsgespräche und die Einstellung des Reinigungspersonals können auch intern durchgeführt oder an eine Personalvermittlungsagentur vergeben werden.

Das Programm umsetzen und durchführen

An dieser Stelle wird das PM-Programm (PM = Preventive Maintenance) in Angriff genommen und durchgeführt. In der Regel wurde das Personal umfassend über die neuen Technologien geschult und in die vereinbarten Prozesse und Verfahren eingeführt. Der Versuch, so viele Veränderungen auf einmal umzusetzen, kann jedoch problematisch werden. Daher kann der Immobilienverwalter in Erwägung ziehen, das Leistungsmanagementprogramm in einzelnen Schritten zu implementieren.

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Es ist möglich, mit einem Pilot für einen Teil des Teams zu beginnen oder mit einigen technischen Vermögenswerten zu starten und dann das Nutzungsspektrum im Laufe der Zeit zu erweitern. Dieser agile, iterative Ansatz ermöglicht es dem Team, nach und nach Beobachtungen zu machen und Feedback zu geben, um das Programm zu verfeinern.

Ein vorbeugender Wartungsplan sollte immer Gegenstand einer kontinuierlichen Verbesserung sein. Die Informationen, die aus dem Feedback des Personals, den Informationen auf den Arbeitsaufträgen und anderen Berichten gesammelt werden, helfen auch dabei, Stärken und Schwächen zu identifizieren.

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Erste Überlegungen

Die Einführung eines proaktiven Programms zur Gebäudeinstandhaltung erfordert Zeit, Engagement und Anstrengung, doch die Mühe lohnt sich. Durch den Einsatz moderner Tools wie einer CMMS-Software, die zur Rationalisierung des Prozesses beiträgt, kann der Immobilienverwalter die Wartungsinformationen automatisch nachverfolgen, ohne seine tägliche Arbeitsbelastung zu erhöhen.