Terug naar artikelen

Uitvoering van proactief onderhoud van gebouwen

Uitvoering van proactief onderhoud van gebouwen

Maandag 18 oktober 2021

Verwaarloosd onderhoud van een pand leidt systematisch tot hogere energie- en bedrijfskosten, mogelijk onveilige bedrijfsomstandigheden, mogelijke juridische sancties en verminderde prestaties van het personeel. En dan hebben we het nog niet eens over de negatieve invloed op de waarde van het gebouw zelf...

Om deze situatie te voorkomen, moeten vastgoedbeheerders een proactief onderhoudsprogramma implementeren op basis van CMMS, een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem.

In dit artikel beschrijven wij hoe dit in de praktijk kan worden gedaan. De context hier betreft een situatie waarin de eigenaar/beheerder van een onroerend goed - de Property Manager - een intern onderhoudsteam wenst op te richten. Als het onderhoud wordt uitbesteed aan een professioneel bedrijf voor vastgoed- of faciliteitenbeheer, moeten de werkstromen door hen worden gedefinieerd.

Identificatie van de technische activa

De eerste stap om inzicht te krijgen in de omvang van de activa van een gebouw is het opstellen van een technisch activaregister: een lijst van de onderdelen waaruit het gebouw is samengesteld. Het activaregister kan elk belangrijk onderdeel van het gebouw omvatten of alleen de activa die regelmatig aandacht behoeven in de vorm van inspectie, onderhoud, revisie, reiniging of vervanging.

De specifieke details en het formaat van het activaregister kunnen variëren, maar in het algemeen bevat het register informatie zoals

  1. De naam van de apparatuur en de streepjescode/een unieke identificatiecode (zoals een serienummer)
  2. De ligging
  3. Datum en prijs van verwerving
  4. Informatie van de fabrikant (handleidingen, gebruiksaanwijzingen, enz.)
  5. Onderhoudsgeschiedenis

Het spreekt voor zich dat dit activaregister digitaal moet zijn en opgeslagen moet worden in uw CMMS-software.

Verzamelen van informatie over vermogensbeheer

Proactief onderhoud is erop gericht storingen in apparatuur tot een minimum te beperken door eerst de factoren vast te stellen die tot storingen in apparatuur leiden en vervolgens activiteiten te plannen die de verslechtering van de prestaties beperken. Deze informatie is afkomstig uit een aantal bronnen, zoals de richtlijnen van de fabrikant van de apparatuur, de geschiedenis van de apparatuur en registers.

Handleidingen van fabrikanten van apparatuur verzamelen

De richtlijnen van de fabrikanten bieden een schat aan informatie voor onderhoudsteams. Zij geven onder meer een basis voor de onderhoudsfrequentie en bevelen de ideale bedrijfsomstandigheden voor elk apparaat aan. Dit zijn essentiële gegevens voor het onderhoud van voorzieningen zoals verwarmings-, ventilatie- en airconditioningsystemen, voertuigen (indien van toepassing) en alle soorten mechanische en elektrische apparatuur in het activaregister.

Verzamelen van materiaalgeschiedenis

Uit in de loop der tijd verzamelde gegevens over reparatie en onderhoud van apparatuur blijkt een patroon van storingen, uitgaven en reparaties. Dit is een andere waardevolle bron van onderhoudsgegevens. Uit de onderhoudslogboeken, -kaarten en andere registraties kan de voor het onderhoudsprogramma verantwoordelijke persoon nuttige informatie halen over gebruikspatronen, terugkerende problemen, behoeften aan reserveonderdelen en het kritieke karakter van elk apparaat.

Opstellen van het onderhoudsprogramma

Een doeltreffend proactief onderhoudsprogramma is zo opgezet dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare middelen (personele middelen: het technisch team, materiële middelen: reserveonderdelen en gereedschap voor onderhoud en reparatie). Hiervoor moeten taken worden gepland en ingepland, een taak die ook weer aan uw CMMS wordt toevertrouwd.

Taken plannen en inplannen

Gezien de veelheid aan mogelijke taken die kunnen worden verwacht, is een zorgvuldige planning van essentieel belang om een soepele werking te garanderen en buitensporige uitval van apparatuur te voorkomen. De beheerder van het onroerend goed/onderhoud moet zich richten op het plannen van inspecties en het plannen van onderhoudsfrequenties (d.w.z. wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks, jaarlijks). Een groot deel van deze planning zal worden gebaseerd op informatie van de fabrikanten van apparatuur.

Ondanks alle inspanningen zullen zich onvoorziene situaties voordoen, zodat het onrealistisch is ervan uit te gaan dat 100% van de onderhoudsactiviteiten zonder mankeren kan worden gepland. Een meer realistische benadering van een goed proactief preventief onderhoudsprogramma zou zijn te streven naar een 80/20-verdeling tussen gepland en ongepland onderhoud. Deze verhouding moet nauwlettend in het oog worden gehouden, aangezien het een zeer nauwkeurige feitelijke maatstaf is voor de doeltreffendheid van uw onderhoud.

Dit alles lijkt misschien een beetje ingewikkeld. De beste manier om deze punten aan te pakken is de onderhoudsworkflow te automatiseren door cloud-gebaseerde software voor onderhoudsbeheer te implementeren, wat ons bij het volgende punt brengt.

Gebruik van CMMS en andere hulpmiddelen

Het gebruik van een CMMS-systeem maakt het gemakkelijk om alle onderhoudsinformatie te verzamelen en op één plaats op te slaan en stelt gebruikers in staat om met een paar klikken onderhoudsschema's op te stellen. Het CMMS zal ook gemakkelijk de informatie bij de juiste persoon, op de juiste plaats, op het juiste moment krijgen.

Er zijn tegenwoordig echter verschillende soorten CMMS beschikbaar - en niet allemaal hebben ze dezelfde functies en mogelijkheden. Dit kan het moeilijk maken om de beste oplossing voor een bedrijf te vinden. De belangrijkste kenmerken zijn echter een gebruikersvriendelijke interface, een portaal voor serviceaanvragen waarmee mensen gemakkelijk onderhoudstickets kunnen indienen, werkorderbeheer, voorraadbeheer van reserveonderdelen en een gedetailleerd rapportagesysteem. Ondersteuning voor voorspellend onderhoud is een pluspunt, maar niet alle gebouwbeheerders zullen dit nodig hebben. Last but not least moet het CMMS cloud-based zijn en voldoende ruimte bieden voor mobiliteit door middel van een smartphone-applicatie die zowel compleet als snel te gebruiken is door alle betrokkenen.

Oprichting van de onderhoudsploeg

In dit stadium moet de vastgoedbeheerder een duidelijk idee hebben van het werk dat moet worden gedaan. Zij weten welke onderhoudswerkzaamheden moeten worden uitgevoerd, hoe dat moet gebeuren en met welke intervallen. De volgende stap is het inhuren van een team van gekwalificeerd personeel om deze taken uit te voeren. De omvang van het onderhoudspersoneel varieert naar gelang van de omvang en de complexiteit van het gebouw in kwestie.

Het interviewen en aanwerven van onderhoudspersoneel kan ook in-house of door een wervingsbureau worden gedaan.

Het programma uitvoeren en leveren

In dit stadium is het PM (Preventief Onderhoud)-programma klaar om te worden uitgevoerd. In het ideale geval is het personeel volledig opgeleid in de nieuwe technologieën die zullen worden gebruikt en heeft het een inleiding gekregen in de overeengekomen processen en procedures. Maar zoveel veranderingen in één keer doorvoeren kan problematisch worden. Daarom kan de vastgoedbeheerder overwegen het prestatiebeheerprogramma in fasen uit te voeren.

Het is mogelijk te beginnen met een proef voor een deel van het team of te beginnen met een paar technische middelen en dan in de loop van de tijd het gebruiksspectrum uit te breiden. Deze agile iteratieve aanpak zal het team in staat stellen geleidelijk opmerkingen te maken en feedback te geven die zal helpen het programma te verfijnen.

Een preventief onderhoudsprogramma moet altijd voortdurend worden verbeterd. De informatie uit opmerkingen van het personeel, informatie over werkopdrachten en andere verslagen zal ook helpen om de sterke en zwakke punten vast te stellen.

Laatste gedachten

Het implementeren van een proactief onderhoudsprogramma voor gebouwen vergt tijd, inzet en inspanning, maar het is de inspanning meer dan waard. Het gebruik van moderne hulpmiddelen zoals CMMS-software zal het proces helpen stroomlijnen en de beheerder in staat stellen automatisch onderhoudsinformatie bij te houden zonder hun dagelijkse werklast te verzwaren.

Terug naar artikelen
News feed
Donderdag 06 oktober 2022
Woensdag 08 juni 2022
Woensdag 27 april 2022
Vrijdag 22 april 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022