Impostazione della manutenzione proattiva di un edificio

Per evitare questa situazione, i gestori di immobili devono implementare un programma di manutenzione proattivo basato su un CMMS software, un software di gestione della manutenzione assistita da computer.

In questo articolo descriveremo come questo può essere fatto in pratica. Il contesto è quello di una situazione in cui il proprietario/gestore della proprietà - ile Property Manager - desidera creare un team di manutenzione interno. Se il lavoro di manutenzione viene esternalizzato a una società professionale di gestione delle proprietà e delle strutture, sarà loro responsabilità definire i flussi di lavoro.

Il gestore della proprietà sarà responsabile della manutenzione dell'edificio.

Registrazione della base di risorse tecniche

Per comprendere il patrimonio di un edificio, è necessario innanzitutto stabilire un registro tecnico dei beni: l'elenco degli elementi che compongono l'immobile. Il registro dei beni può includere ogni componente principale dell'edificio o solo quei beni che richiedono un'attenzione regolare sotto forma di ispezione, manutenzione, assistenza, pulizia o sostituzione.

Il registro dei beni è un elenco dei beni che compongono la proprietà.

I dettagli specifici e il formato del registro delle attività possono variare, ma in genere conterranno informazioni come:

• Il nome dell'apparecchiatura e il codice a barre/identificatore univoco (come il numero di serie)
.
• La posizione
.
• La data e il prezzo di acquisizione
• Le informazioni del produttore (manuali, istruzioni, ecc.)
.
• Lo storico della manutenzione

Non c'è bisogno di aggiungere che questo registro degli asset deve essere digitale e registrato all'interno del software CMMS (Computer Aided Maintenance Management).

Raccolta delle informazioni sulla gestione degli asset

La manutenzione proattiva cerca di ridurre al minimo i guasti alle apparecchiature, identificando innanzitutto i fattori che portano al guasto delle apparecchiature e programmando poi le attività che ridurranno il degrado delle prestazioni. Queste informazioni provengono da diverse fonti, come le linee guida dei produttori di apparecchiature, lo storico delle apparecchiature e i registri.

Raccolta di informazioni

Raccogliere i manuali dei produttori di apparecchiature

Le linee guida dei produttori forniscono una grande quantità di informazioni ai team di manutenzione. Tra l'altro, forniscono una base per la frequenza di manutenzione e raccomandano le condizioni operative ideali per ogni apparecchiatura. Si tratta di dati essenziali per la manutenzione di impianti come i sistemi di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria, i veicoli (se del caso) e tutti i tipi di apparecchiature meccaniche ed elettriche elencate nel registro dei beni.

Elettrico

Raccolta della storia dell'attrezzatura

I dati sulla riparazione e la manutenzione delle apparecchiature raccolti nel tempo forniscono un modello di guasti, guasti e riparazioni. Si tratta di un'altra preziosa fonte di dati sulla manutenzione. Dai registri di manutenzione, dai grafici e da altre registrazioni, il responsabile del programma di manutenzione otterrà informazioni utili sui modelli di utilizzo, sui problemi ricorrenti, sui requisiti dei pezzi di ricambio e sulla criticità di ciascuna apparecchiatura.

Il programma di manutenzione sarà in grado di

Formulare il programma di manutenzione

Un programma di manutenzione proattiva efficace è progettato per utilizzare al meglio le risorse disponibili (risorse umane: il team tecnico, risorse materiali: i pezzi danneggiati e gli strumenti necessari per la manutenzione e per la manutenzione reattiva). Ciò richiede la pianificazione e la programmazione del lavoro, che sarà nuovamente affidata al vostro CMMS.

Pianificazione e programmazione

Pianificazione e programmazione dei compiti

Con un numero così elevato di potenziali compiti da svolgere, un'attenta pianificazione è essenziale per garantire un funzionamento regolare ed evitare guasti eccessivi alle apparecchiature. Il responsabile della proprietà/manutenzione deve concentrarsi sulla programmazione delle ispezioni e sulla pianificazione delle frequenze di manutenzione (ad esempio settimanale, mensile, trimestrale, semestrale, annuale). Gran parte di questa pianificazione sarà effettuata sulla base delle informazioni raccolte dai produttori di apparecchiature.

Il progetto sarà realizzato in modo tempestivo.

Nonostante gli sforzi, si verificheranno situazioni impreviste, quindi non è realistico pensare che il 100% delle attività di manutenzione possa essere pianificato senza errori. Un approccio più realistico a un buon programma di manutenzione preventiva proattiva dovrebbe puntare a una ripartizione 80/20 tra manutenzione programmata e non programmata. Questo rapporto deve essere monitorato attentamente, in quanto è una misura molto accurata dell'efficacia della manutenzione.

Questo può sembrare un lavoro molto impegnativo, ma non lo è.

Questo può sembrare un po' complesso. Il modo migliore per affrontare questi punti è automatizzare il flusso di lavoro della manutenzione implementando un software di gestione della manutenzione basato sul cloud, il che ci porta al prossimo punto.

Utilizzo di CMMS e altri strumenti

L'utilizzo di un sistema CMMS facilita la raccolta e l'archiviazione di tutte le informazioni sulla manutenzione in un unico luogo e consente agli utenti di creare programmi di manutenzione con pochi clic. Il CMMS fornirà inoltre facilmente le informazioni alla persona giusta, nel posto giusto e al momento giusto.

Tuttavia, oggi sono disponibili diversi tipi di CMMS e non tutti hanno le stesse funzioni e capacità. Questo può rendere difficile trovare la soluzione migliore per un'azienda. Tuttavia, le caratteristiche principali da ricercare sono un'interfaccia facile da usare, un portale per le richieste di assistenza che consenta di inviare facilmente i ticket di manutenzione, la gestione degli ordini di lavoro, la gestione delle scorte di ricambi e un sistema di reporting dettagliato. Il supporto per la manutenzione preventiva è una risorsa, ma non tutti i gestori di risorse ne avranno bisogno. Infine, ma non meno importante, il CMMS dovrà essere basato sul cloud e fare ampio spazio alla mobilità attraverso un'applicazione per smartphone che sia completa e rapida da utilizzare da parte di tutti gli attori.

Creare un nuovo sistema per la gestione degli asset dell'edificio

Costituzione della squadra di manutenzione

In questa fase, il gestore dell'immobile deve avere un'idea chiara del lavoro da svolgere. Sa che tipo di interventi di manutenzione devono essere eseguiti, come farlo e a quali intervalli. Il passo successivo consiste nell'assumere un team di personale qualificato per svolgere questi compiti. Le dimensioni del personale addetto alla manutenzione variano a seconda delle dimensioni e della complessità dell'edificio in questione.

La manutenzione e il mantenimento dell'edificio saranno eseguiti da un team di personale qualificato.

Il colloquio e il reclutamento del personale addetto alla manutenzione possono essere svolti internamente o affidati ad un'agenzia di reclutamento.

Implementazione ed esecuzione del programma

A questo punto, il programma PM (per la manutenzione preventiva) è pronto per essere implementato. Idealmente, il personale è stato completamente addestrato alle nuove tecnologie e introdotto ai processi e alle procedure concordate. Ma cercare di implementare così tanti cambiamenti in una volta sola può diventare problematico. Pertanto, il gestore della proprietà può prendere in considerazione l'implementazione del programma di gestione delle prestazioni in più fasi.

È possibile implementare il programma di gestione delle prestazioni in più fasi.

È possibile iniziare con un pilota per una parte del team o iniziare con pochi asset tecnici e poi espandere lo spettro di utilizzo nel tempo. Questo approccio agile itérativo consentirà quindi al team di fare gradualmente osservazioni e fornire feedback che permetteranno di perfezionare il programma.

Un programma di manutenzione preventiva deve essere sempre soggetto a continui miglioramenti. Le informazioni raccolte dal feedback del personale, dalle informazioni sugli ordini di lavoro e da altri rapporti aiuteranno anche a identificare i punti di forza e di debolezza.

Al tempo stesso, è importante garantire che il programma di manutenzione non sia solo efficace, ma anche efficiente ed efficace.

Dernières réflessioni

Implementare un programma proattivo di manutenzione degli edifici richiede tempo, impegno e fatica, ma ne vale la pena. L'utilizzo di strumenti moderni come i software CMMS contribuirà a snellire il processo, consentendo al gestore della proprietà di tenere traccia automaticamente delle informazioni sulla manutenzione senza appesantire il carico di lavoro quotidiano.

Torna agli articoli