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Implementar el mantenimiento proactivo del edificio

Implementar el mantenimiento proactivo del edificio

Lunes 18 octubre 2021

Un mantenimiento descuidado de un inmueble conlleva sistemáticamente un aumento de los costes energéticos y operativos, condiciones de funcionamiento potencialmente inseguras, posibles sanciones legales y una reducción del rendimiento de los empleados. Todo esto, sin mencionar el impacto negativo en el valor del propio edificio...

Para evitar esta situación, los administradores de fincas deben aplicar un programa de mantenimiento proactivo basado en GMAO, un sistema de gestión del mantenimiento informatizado.

En este artículo describiremos cómo puede hacerse en la práctica. El contexto aquí abarca una situación en la que el propietario/administrador de la propiedad -el Property Manager- desea crear un equipo de mantenimiento interno. Si el trabajo de mantenimiento se subcontrata a una empresa profesional de gestión de propiedades/instalaciones, será ella quien defina los flujos de trabajo.

Identificar la base de activos técnicos

El primer paso para conocer el alcance de los activos de un edificio es establecer un registro técnico de activos: una lista de los componentes que conforman el inmueble. El registro de activos puede incluir todos los componentes principales del edificio o sólo los activos que requieren una atención regular en forma de inspección, mantenimiento, revisión, limpieza o sustitución.

Los detalles específicos y el formato del registro de activos pueden variar, pero generalmente contiene información como

  1. El nombre del equipo y el código de barras/identificador único (como el número de serie)
  2. Su ubicación
  3. Fecha y precio de adquisición
  4. Información del fabricante (manuales, instrucciones, etc.)
  5. Historial de mantenimiento

Ni que decir tiene que este registro de activos debe ser digital y estar almacenado en su software de GMAO.

Recopilación de información sobre la gestión de activos

El mantenimiento proactivo trata de minimizar los fallos de los equipos, identificando primero los factores que los provocan y programando después las actividades que reducirán la degradación del rendimiento. Esta información procede de varias fuentes, como las directrices de los fabricantes de equipos, el historial de los equipos y los registros.

Recoger los manuales de los fabricantes de equipos

Las directrices de los fabricantes proporcionan una gran cantidad de información a los equipos de mantenimiento. Entre otras cosas, proporcionan una base de referencia para la frecuencia de mantenimiento y recomiendan las condiciones de funcionamiento ideales para cada equipo. Se trata de datos esenciales para el mantenimiento de las instalaciones, como los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, los vehículos (en su caso) y todo tipo de equipos mecánicos y eléctricos en el registro de activos.

Recoger el historial de los equipos

Los datos de reparación y mantenimiento de los equipos recogidos a lo largo del tiempo revelan un patrón de fallos, gastos y reparaciones. Se trata de otra valiosa fuente de datos de mantenimiento. A partir de los registros de mantenimiento, los gráficos y otros registros, el responsable del programa de mantenimiento obtendrá información útil sobre los patrones de uso, los problemas recurrentes, las necesidades de piezas de repuesto y la criticidad de cada pieza del equipo.

Formular el programa de mantenimiento

Un programa eficaz de mantenimiento proactivo está diseñado para aprovechar al máximo los recursos disponibles (recursos humanos: el equipo técnico, recursos materiales: piezas de repuesto y herramientas para el mantenimiento y la reparación). Para ello es necesario planificar y programar las tareas, tarea que de nuevo se encomendará a su GMAO.

Planificación y programación de tareas

Debido a la multitud de tareas potenciales que pueden esperarse, es esencial una cuidadosa planificación para garantizar un funcionamiento fluido y evitar excesivas averías en los equipos. El gestor de la propiedad/mantenimiento debe centrarse en programar las inspecciones y planificar las frecuencias de mantenimiento (es decir, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual). Gran parte de esta planificación se basará en la información obtenida de los fabricantes de equipos.

A pesar de todos los esfuerzos, surgirán situaciones imprevistas, por lo que no es realista suponer que el 100% de las actividades de mantenimiento puedan planificarse sin fallos. Un enfoque más realista de un buen programa de mantenimiento preventivo proactivo sería aspirar a un reparto 80/20 entre el mantenimiento planificado y el no planificado. Esta proporción deberá ser controlada de cerca, ya que es una medida fáctica muy precisa de la eficacia de su mantenimiento.

Todo esto puede parecer un poco complejo. La mejor manera de abordar estos puntos es automatizar el flujo de trabajo de mantenimiento mediante la implementación de un software de gestión de mantenimiento basado en la nube, lo que nos lleva al siguiente punto.

Uso de GMAO y otras herramientas

El uso de un sistema de GMAO facilita la recopilación y el almacenamiento de toda la información de mantenimiento en un solo lugar y permite a los usuarios crear programas de mantenimiento con unos pocos clics. La GMAO también hará llegar fácilmente la información a la persona adecuada, en el lugar adecuado y en el momento oportuno.

Sin embargo, hay varios tipos de GMAO disponibles hoy en día, y no todos tienen las mismas funciones y capacidades. Esto puede dificultar la búsqueda de la mejor solución para una empresa. No obstante, las principales características que hay que buscar son una interfaz fácil de usar, un portal de solicitudes de servicio que permita a los usuarios enviar fácilmente los tickets de mantenimiento, la gestión de las órdenes de trabajo, la gestión del inventario de piezas de repuesto y un sistema de informes detallado. La compatibilidad con el mantenimiento predictivo es una ventaja, pero no todos los administradores de edificios la necesitarán. Por último, pero no por ello menos importante, la GMAO debe estar basada en la nube y dar cabida a la movilidad a través de una aplicación para smartphones que sea completa y rápida de utilizar por todos los implicados.

Creación del equipo de mantenimiento

En esta fase, el administrador de la propiedad debe tener una idea clara del trabajo que debe realizar. Saben qué tipo de trabajos de mantenimiento hay que hacer, cómo hacerlos y con qué periodicidad. El siguiente paso es contratar un equipo de personal cualificado para llevar a cabo estas tareas. El tamaño del personal de mantenimiento varía según el tamaño y la complejidad del edificio en cuestión.

Las entrevistas y la contratación del personal de mantenimiento también pueden realizarse en la empresa o a través de una agencia de contratación.

Aplicar y ejecutar el programa

En esta fase, el programa de mantenimiento preventivo está listo para ser aplicado. En el mejor de los casos, el personal ha recibido una formación completa sobre las nuevas tecnologías que se van a utilizar y ha sido introducido en los procesos y procedimientos acordados. Pero intentar aplicar tantos cambios a la vez puede resultar problemático. Por lo tanto, el administrador de la propiedad puede considerar la posibilidad de aplicar el programa de gestión del rendimiento por etapas.

Es posible comenzar con un piloto para una parte del equipo o empezar con unos pocos activos técnicos y luego ampliar el espectro de uso con el tiempo. Este enfoque ágil e iterativo permitirá al equipo realizar gradualmente observaciones y aportar comentarios que ayudarán a perfeccionar el programa.

Un programa de mantenimiento preventivo debe estar siempre sujeto a la mejora continua. La información recopilada a partir de los comentarios del personal, la información sobre las órdenes de trabajo y otros informes también ayudará a identificar los puntos fuertes y débiles.

Reflexiones finales

Poner en marcha un programa proactivo de mantenimiento de edificios requiere tiempo, compromiso y esfuerzo, pero merece la pena. El uso de herramientas modernas, como el software de GMAO, ayudará a agilizar el proceso y permitirá al administrador de la propiedad realizar un seguimiento automático de la información de mantenimiento sin aumentar su carga de trabajo diaria.

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