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Quelle est la meilleure GMAO ?

Quelle est la meilleure GMAO ?

Samedi 25 avril 2020

Vous êtes convaincu de la nécessité de disposer d’un logiciel de GMAO dans votre entreprise. Vous avez lu plusieurs articles de notre blog et vous avez une première idée des processus que vous allez pouvoir digitaliser grâce à la mise en place de l’outil. Vous commencez à découvrir différentes solutions et vous avez une idée du budget à allouer au projet. Il ne vous reste plus qu’à trouver la meilleure GMAO qui soutiendra la croissance de votre entreprise pour, au moins, les 10 prochaines années. 

> Qu'est-ce qu'une GMAO ?

Le choix d’une GMAO est évidemment une étape essentielle au cours d’un projet de digitalisation de ses opérations de maintenance. Il y a deux approches dans la mise en place du processus de choix : la méthode historique et la méthode moderne basée sur l’essai. La méthode que vous retiendrez va fortement dépendre de la culture de l’entreprise, de sa taille et de votre connaissance des solutions applicatives métier.

Méthode de choix GMAO historique

Réunion de Kick-off du projet

La direction a fait du projet une priorité. Sous son égide, une réunion se tient pour la première fois : les objectifs sont fixés et les rôles et responsabilités répartis. Il y a celles et ceux qui veulent foncer, celles et ceux qui commencent à dire que cela ne servira à rien et que cela va coûter trop cher ... Pour éviter la réunion de copropriétaires, la direction devra faire usage de toute son autorité naturelle ou à défaut, de celle conférée par les actionnaires de la société. 😏 Un premier tour de table permet de collecter les attentes et besoins des différents acteurs de la maintenance au sein de l’entreprise, permettant de disposer d’un cadre pour avancer plus loin.

Cahier de spécifications ou cahier des charges

En général un responsable, à qui une petite équipe aura éventuellement été attachée, a été désigné lors de la réunion de kick-off projet pour animer le projet et rédiger le cahier des charges. Le fameux CDC dont nous vous proposons d’ailleurs un modèle de cahier de charges GMAO standard téléchargeable pour vous permettre de gagner un temps précieux. A noter en effet que la rédaction de ce document est toujours obligatoire dans le cadre d'un appel d'offre public. Le rédacteur du CDC GMAO a ainsi pour mission d’interviewer les futurs utilisateurs et, à cette occasion, nous lui conseillons d’ailleurs vivement de ne pas oublier les techniciens. Il collecte les besoins métier de chacun, en déduit les fonctionnalités attendues et les priorise. Le cahier des charges doit également intégrer un calendrier prévisionnel de déploiement.

Appel d’offre GMAO

Après avoir sélectionné une liste d’éditeurs de GMAO, on leur transmet le cahier des charges. La balle est désormais dans leur camp. Ils ont une deadline pour répondre. En général pour eux cela signifie cocher une liste plus ou moins longue et détaillée de fonctionnalités pour dire si oui ou non leur solution propose le service listé. Ils doivent également préciser s’ils acceptent le planning, le détailler le cas échéant et faire leur offre de prix.

Réunion de présentation éditeur 

Les réponses de chacun sont évaluées et notées grâce à des critères prédéfinis ou à des appréciations suggestives ou encore aux relations personnelles des uns et des autres. Les éditeurs des solutions ayant franchi cette étape sont invités - enfin 😛 - à venir présenter leur offre devant l’équipe client. La meilleure offre en termes de qualité/prix est alors retenue par le client.

Les défauts de cette méthode 

Ils sont nombreux, les principaux étant :

  • La méthode est statique et ne favorise pas le dialogue client/éditeur
  • Elle est longue
  • Elle est coûteuse à la fois pour le client et les éditeurs
  • Elle est avantageusement remplacée par la méthode moderne

Et même si elle est encore répandue, elle appartient désormais au passé, à une époque où les solutions de GMAO ne présentaient pas la maturité qu’elles ont aujourd’hui et ne pouvaient pas être facilement testées. Cette méthode est fortement déconseillée.

Méthode de choix GMAO moderne

Il n’y a pas si longtemps pour essayer une solution logicielle il fallait disposer d'un serveur ou en mettre un en place pour y installer le logiciel, monter les bases de données, ouvrir les accès, créer les données d’essai, etc. C’était tellement long qu’on préférait encore faire des réunions internes, écrire un cahier des charges, convoquer les éditeurs. Autant dire continuer à utiliser une méthode qui prenait des mois, quand ce n'était pas des années ! 

Aujourd’hui, créer votre propre instance pour plusieurs utilisateurs, charger un jeu de données ne prend que quelques minutes et déjà vous êtes prêt à démarrer votre essai depuis votre PC et votre mobile. C’est évidemment une bien meilleure méthode qui permet d'abandonner définitivement celles du passé.

Vous comprendrez immédiatement la capacité de l’outil à répondre à vos besoins. Surtout, vous entrez tout de suite dans le concret et, si la solution de GMAO est bien construite elle vous ouvrira aussi des perspectives que vous n’auriez pas forcément envisagées au cours d'un travail théorique. Il vous est possible de mettre directement l’outil entre les mains des futurs utilisateurs pour en collecter les avis, remarques et observations. 

C’est incroyablement plus efficace que de réécrire un énième cahier des charges. 

Critères de sélection GMAO

Nous avons élaboré une grille de 13 critères que vous pouvez directement appliquer pour ne retenir que les GMAO modernes en mesure de répondre le mieux à vos besoins :

       1.     Cloud & SaaS
       2.     Expérience utilisateur et design uptodate
       3.     Nativement mobile
       4.     Véritable GMAO et pas juste gestion d'interventions
       5.     Technologie récente gage de performance et agilité
       6.     Volume de données et nombre d’utilisateurs illimités
       7.     Aide et vidéos d’explication en ligne
       8.     Facilement paramétrable
       9.     Disponible 24/24 7 jours sur 7 à 100%
       10.   Démarrage rapide : setup, reprise de données, training
       11.   Equipe éditeur réactive
       12.   API ouverte disponible
       13.   Possibilités d’adaptations et de développements spécifiques
 
Lire aussi l'article qui détaille les critères de sélection GMAO.
 
Un seul NON et c'est carton rouge. Une réponse négative va en effet immédiatement révéler un défaut de conception ou une mauvaise approche... Vous allez tout de suite y voir beaucoup plus clair. 😎

Comparatif logiciels de GMAO

Si nous faisons un rapide tour du marché de ce que vous allez rencontrer comme solutions de GMAO, la meilleure stratégie pour votre entreprise est de lancer le comparatif vous-même et nous vous en expliquons ici la méthode :

Étape 1 : Appliquer la grille de critères ci-dessus sélectionner 3 ou 4 éditeurs de GMAO. Rien ne sert d’en sélectionner plus au risque de faire perdre du temps à tout le monde. De toute façon, une fois les solutions passées au crible, il ne restera pas beaucoup d’élues.

Étape 2 : Demander à avoir une démonstration en ligne au travers d’une visio-conférence en exigeant que celle-ci soit réalisée par un consultant plutôt qu’un commercial. Le consultant sera plus à votre écoute, plus capable de trouver des solutions concrètes pour répondre à vos besoins qu’un commercial qui pensera avant tout à vous vendre la solution. Vous gagnerez du temps. Il y a bien sûr avantage à ce que plusieurs personnes de votre équipe assistent à cette démonstration. Prévoir 2 heures environ avec l’éditeur, suivies de 30 minutes de debriefing entre vous. Faire une demande de démo GMAO

Étape 3 : Commencer l’essai gratuit de la GMAO qui est sortie en tête de l’étape 2 et qui vous paraît le mieux pour répondre à vos attentes. S’il y a eu des ex æquo vous pouvez lancer 2 essais. La démonstration aura alors servi de courte formation et va vous permettre de démarrer rapidement votre test. Vous pouvez essayer seul le logiciel, mais nous vous conseillons de le faire à plusieurs : 3 utilisateurs est idéal même si il n’y a aucune limitation dans le nombre de licences d’essai. Chacun doit jouer un rôle différent : manager, technicien terrain en mobilité par exemple. Grâce à cette méthode, vous pourrez non seulement collaborer à l’aide de l’outil en simulant de façon beaucoup plus proche de la réalité l'utilisation de la GMAO, et en plus, vous échangerez sur vos impressions, analyserez à plusieurs la qualité de la solution, sa capacité à impacter favorablement la productivité de votre entreprise et la qualité de service client.

Étape 4 : Réitérer si nécessaire : vous n’êtes pas convaincu à l’issue de l’essai. Faites part de vos remarques à l’éditeur et transmettez-lui votre feed-back. Si l’écart est faible et qu’il se montre en mesure de le combler continuez avec lui, sinon lancez un essai sur une autre solution.

Cette méthode de sélection d’une GMAO revêt de nombreux avantages :

  • Son déroulement peut être très rapide : en 3 à 6 semaines maximum
  • Elle diminue considérablement le risque d’un mauvais choix
  • Elle va vous faire gagner immédiatement en maturité et analyse de vos besoins réels
  • L’éditeur est obligé de jouer franc-jeu et vous êtes ainsi à l’abri de discours commerciaux qui tenteraient de vous manipuler* 
  • Elle va accélérer le démarrage du vrai projet par toute la connaissance déjà acquise au cours de cette phase de choix. Et si vous avez essayé à plusieurs utilisateurs, c’est encore mieux
  • Vous découvrez la relation avec l’éditeur et validez sa réactivité

Lire aussi l'article : Comment comparer les GMAO ?

*Il est néanmoins certain que si votre objectif, au cours du processus de sélection de la meilleure GMAO pour votre entreprise, est de vous faire inviter plusieurs fois au restaurant, à un grand prix de F1 ou à Roland-Garros, alors n’appliquez pas notre méthode. 😂 Et un dernier conseil, pour Roland, attention à ne pas passer à la télé pendant que votre patron regarde ...

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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Rédacteur : Pascal Fievet

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