Terug naar artikelen

Wat is de beste CMMS?

Wat is de beste CMMS?

Zaterdag 25 april 2020

U bent overtuigd van de noodzaak van een nieuw CMMS in uw bedrijf. U hebt verschillende artikelen in onze blog gelezen en u hebt een eerste idee van de processen die u dankzij de implementatie van de tool kunt digitaliseren. Je begint verschillende oplossingen te ontdekken en je hebt een idee van het budget dat je aan het project moet toekennen. Het enige wat u nu nog hoeft te doen is de beste CMMS te vinden die de groei van uw bedrijf voor ten minste de komende 10 jaar zal ondersteunen. 

> Wat is een CMMS?

Het kiezen van een CMMS is uiteraard een essentiële stap in een project om uw onderhoudswerkzaamheden te digitaliseren. Er zijn twee benaderingen in het keuzeproces: de historische methode en de moderne methode op basis van testen. De methode die u kiest is sterk afhankelijk van de cultuur van het bedrijf, de grootte van het bedrijf en uw kennis van bedrijfsapplicatieoplossingen.

Historische CMMS-selectiemethode

Project Kick-off Meeting

Het management heeft van het project een prioriteit gemaakt. Onder haar auspiciën werd voor het eerst een vergadering gehouden: er werden doelstellingen vastgesteld en rollen en verantwoordelijkheden verdeeld. Er zijn mensen die er voor willen gaan, die beginnen te zeggen dat het geen goed zal doen en dat het te veel zal kosten... Om een vergadering van mede-eigenaars te vermijden, zal het management gebruik moeten maken van al zijn natuurlijke bevoegdheden of, bij gebrek daaraan, van de bevoegdheden die door de aandeelhouders van de vennootschap worden toegekend. 😏 Een eerste discussieronde maakt het mogelijk om de verwachtingen en behoeften van de verschillende onderhoudsactoren binnen het bedrijf te verzamelen en zo een kader te hebben om verder te gaan.

Specificaties of taakomschrijving

In het algemeen werd tijdens de startbijeenkomst van het project een verantwoordelijke persoon aangewezen, aan wie mogelijk een klein team was verbonden, om het project te leiden en het bestek op te stellen. Het beroemde CDC, waarvoor wij u een downloadbaar standaard CMMS-specificatiesjabloon aanbieden om u te helpen kostbare tijd te besparen. Het schrijven van dit document is altijd verplicht in het kader van een openbare aanbesteding. De taak van de CDC CMMS-editor is om toekomstige gebruikers te interviewen en bij deze gelegenheid raden we hem sterk aan om de technici niet te vergeten. Hij verzamelt de zakelijke behoeften van elk van hen, leidt de verwachte functionaliteiten af en geeft ze een prioriteit. De specificaties moeten ook een voorlopig inzetschema bevatten.

CMMS-aanbesteding

Na het selecteren van een lijst met CMMS-editors worden de specificaties naar hen gestuurd. De bal ligt nu op hun terrein. Ze hebben een deadline om te reageren. Voor hen betekent dit meestal dat ze een min of meer lange en gedetailleerde lijst met functies moeten controleren om te kunnen zeggen of hun oplossing de genoemde dienst al dan niet aanbiedt. Zij moeten ook aangeven of zij het schema aanvaarden, het eventueel nader toelichten en hun prijsofferte doen.

Presentatievergadering van de redactie 

De antwoorden van elke persoon worden geëvalueerd en gescoord aan de hand van vooraf gedefinieerde criteria of suggestieve beoordelingen of persoonlijke relaties. De redactie van de oplossingen die deze fase hebben doorlopen, wordt uitgenodigd - eindelijk 😛 - om hun aanbod te komen presenteren voor het klantenteam. Het beste aanbod in termen van kwaliteit/prijs wordt vervolgens door de klant geselecteerd.

De gebreken van deze methode 

Er zijn er veel, de belangrijkste zijn:

  • De methode is statisch en is niet gunstig voor de klant/redacteur-dialoog.
  • Het is lang.
  • Het is kostbaar voor zowel de klant als de uitgevers.
  • Het is voordelig vervangen door de moderne methode

En hoewel het nog steeds wijdverbreid is, behoort het nu tot het verleden, in een tijd waarin CMMS-oplossingen nog niet zo volwassen waren als nu en niet gemakkelijk konden worden getest. Deze methode wordt sterk afgeraden.

Moderne CMMS-methode naar keuze

Het is nog niet zo lang geleden dat je voor het uitproberen van een softwareoplossing een server moest hebben of er een moest instellen om de software te installeren, de databases in te stellen, de toegangen te openen, de testgegevens aan te maken, enzovoort. Het duurde zo lang dat we nog steeds de voorkeur gaven aan het houden van interne vergaderingen, het schrijven van specificaties, het bijeenroepen van de redactie. Met andere woorden, we gebruikten nog steeds een methode die maanden, zo niet jaren duurde! 

Vandaag de dag, maakt u uw eigen exemplaar voor meerdere gebruikers, het laden van een set gegevens duurt slechts een paar minuten en u bent al klaar om uw proef te starten vanaf uw PC en mobiele telefoon. Dit is duidelijk een veel betere methode die u in staat stelt om die van het verleden definitief op te geven.

U zult onmiddellijk begrijpen dat de tool in staat is om aan uw behoeften te voldoen. Bovenal ga je meteen aan de slag en als de CMMS-oplossing goed is opgebouwd, opent het ook perspectieven die je tijdens een theoretisch onderzoek niet per se in overweging zou hebben genomen. U kunt de tool direct in handen leggen van toekomstige gebruikers om hun meningen, opmerkingen en observaties te verzamelen. 

Dit is ontzettend efficiënt dan het herschrijven van weer een andere set van specificaties. 

CMMS-selectiecriteria

We hebben een raster van 13 criteria ontwikkeld dat u direct kunt toepassen om alleen de moderne CMMS'en te selecteren die het beste voldoen aan uw behoeften:

       1.     Wolk & SaaS
       2.     Gebruikerservaring en uptodate ontwerp
       3.     Van huis uit mobiel
       4.     Echt CMMS en niet alleen interventiemanagement
       5.     Recente technologie voor prestaties en wendbaarheid
       6.     Onbeperkt datavolume en aantal gebruikers
       7.     Online hulp- en uitlegvideo's
       8.     Gemakkelijk te configureren
       9.     Beschikbaar 24/24 7 dagen per week tegen 100%.
       10.   Snelle start: Setup, gegevensoverdracht, training
       11.   Reactief redactieteam
       12.   Open API beschikbaar
       13.   Mogelijkheden voor specifieke aanpassingen en ontwikkelingen

Lees ook het artikel over de CMMS-selectiecriteria.

Slechts één NEE en het is een rode kaart. Een negatief antwoord zal inderdaad onmiddellijk een ontwerpfout of een slechte aanpak aan het licht brengen... U zult het meteen veel duidelijker zien. 😎

CMMS-softwarevergelijking

Als we een snelle tour door de markt maken van wat u gaat tegenkomen als CMMS-oplossingen, is de beste strategie voor uw bedrijf om de vergelijking zelf te lanceren en we leggen hier de methode uit:

Stap 1: Pas het bovenstaande criteriarooster toe en selecteer 3 of 4 CMMS-editors. Het heeft geen zin om meer te selecteren met het risico om ieders tijd te verspillen. Hoe dan ook, als de oplossingen eenmaal zijn doorgezeefd, zullen er niet veel mensen meer overblijven.

Stap 2: Vraag om een online demonstratie via een videoconferentie, waarbij de uitvoering door een consultant en niet door een verkoper moet worden uitgevoerd. De consultant zal meer aandacht hebben voor uw behoeften, meer in staat zijn om concrete oplossingen te vinden om aan uw behoeften te voldoen dan een verkoper die er vooral aan denkt om u de oplossing te verkopen. Je zult tijd besparen. Het is natuurlijk voordelig voor meerdere mensen uit uw team om deze demonstratie bij te wonen. Neem ongeveer 2 uur de tijd met de redacteur, gevolgd door 30 minuten debriefing tussen jullie. Vraag een CMMS-demo aan

Stap 3: Begin met de gratis CMMS-proef die in stap 2 bovenaan kwam te staan en die volgens u het beste aan uw verwachtingen voldoet. Als er een stropdas is, kan je 2 proeven starten. De demonstratie heeft dan gediend als een korte trainingssessie en stelt u in staat om snel te beginnen met uw test. U kunt de software alleen uitproberen, maar wij adviseren u om het met meerdere mensen te doen: 3 gebruikers is ideaal, ook al is er geen beperking in het aantal proeflicenties. Ieder moet een andere rol spelen: manager, mobiele veldtechnicus bijvoorbeeld. Dankzij deze methode kunt u niet alleen samenwerken met de tool door het gebruik van CMMS veel dichter bij de werkelijkheid te simuleren, maar kunt u ook uw indrukken delen en de kwaliteit van de oplossing analyseren, het vermogen om een positieve invloed te hebben op de productiviteit van uw bedrijf en de kwaliteit van de dienstverlening aan de klant.

Stap 4: Herhaal indien nodig: u bent niet overtuigd aan het einde van het proces. Deel uw commentaar met de redacteur en geef hem/haar uw feedback. Als het gat klein is en hij laat zien dat hij in staat is om het te dichten, ga dan met hem verder, anders start hij een proef op een andere oplossing.

Deze manier van selecteren van een CMMS heeft vele voordelen:

  • Het kan zeer snel worden geïmplementeerd: in maximaal 3 tot 6 weken.
  • Het vermindert het risico op het maken van een verkeerde keuze aanzienlijk.
  • Het zorgt ervoor dat u onmiddellijk volwassen wordt en dat u uw echte behoeften kunt analyseren.
  • De uitgever is verplicht om eerlijk te spelen, dus je bent veilig voor commerciële toespraken die je proberen te manipuleren. 
  • Het zal de start van het echte project versnellen door alle kennis die al in deze fase van de keuze is opgedaan. En als je het met meerdere gebruikers hebt geprobeerd, is het nog beter...
  • Je ontdekt de relatie met de uitgever en valideert zijn reactiviteit.

Lees ook het artikel: Hoe vergelijk je CMMS?

* Echter, als uw doelstelling, tijdens het proces van het selecteren van de beste CMMS voor uw bedrijf, is om meerdere malen te worden uitgenodigd voor een restaurant, een F1 Grand Prix of Roland Garros, dan moet u onze methode niet toepassen. 😂 En een laatste tip, voor Roland, wees voorzichtig om niet op TV te gaan terwijl je baas kijkt...

Bij Yuman is het overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens op Yuman.

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

 

Terug naar artikelen
News feed
Donderdag 06 oktober 2022
Woensdag 08 juni 2022
Woensdag 27 april 2022
Vrijdag 22 april 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022
Vrijdag 25 maart 2022