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Comment facturer avec une GMAO ?

Comment facturer avec une GMAO ?

Samedi 25 avril 2020

La facturation des interventions de maintenance c’est le nerf de la guerre. Car l’optimisation des délais de paiement est cruciale pour la santé financière de toute entreprise. La GMAO détenant votre base client, les interventions effectuées, les temps de trajet, le temps passé sur site, les pièces détachées et consommables utilisés, etc., c’est l’outil incontournable pour une facturation rapide. Les informations sont regroupées dans un seul et même logiciel et aucune re-saisie n’est nécessaire.

> A quoi sert une GMAO ?

GMAO Facturation des interventions curatives

Dans le cadre d’une intervention de maintenance urgente, réalisée sur demande expresse du client, vous ne voulez pas attendre pour envoyer la facture et recevoir le paiement. La GMAO va vous aider à optimiser la facturation de A à Z.

Facturation sur site en Front-Office

La GMAO mobile vous permet de gérer la facturation directement sur site. Paramétrez simplement les tarifs de main d’oeuvre, des forfaits d’intervention, des pièces détachées et le technicien depuis son application mobile pourra générer la facture et la transmettre aussitôt par mail au client. Il peut même se charger de l’encaissement.

Facturation après validation par le Back-Office

Vous préférez effectuer quelques vérifications et modifications avant envoi au client ? Pas de problème, dès l’intervention terminée, les informations collectées par le technicien depuis son mobile sont instantanément accessibles par le manager ou la personne en charge de la facturation. Celle-ci va valider la facture et la transmettre par mail. La finalisation d’une facture est très rapide et son envoi par mail également. C’est la GMAO qui se charge de l’envoi du mail : plus besoin d’aller récupérer l’adresse mail du destinataire, de chercher, de rédiger un texte, de joindre la facture, l’attestation de TVA, les Conditions Générales de Vente, etc., tout est associé et se fait directement depuis la GMAO. 

Votre client ayant reçu rapidement sa facture à l’issue de la prestation sera convaincu par votre professionnalisme et la qualité de votre  suivi : il vous paiera plus rapidement et sera plus enclin à vous renouveler sa confiance.

Suivi des envois des emails

Et si l’envoi du mail n’a pas fonctionné ? Qu’il n’est jamais reçu ou ouvert ? Que l’adresse mail est fausse ? Pas de panique. Les GMAO modernes tracent l’envoi des emails, avec des statuts tels que envoyé, délivré, ouvert, rejeté. Vous pouvez également paramétrer la réception de notifications pour être notifié de l’ouverture du mail par le destinataire. Plus de “je n’ai pas reçu votre facture” possible...

Et pour envoyer une facture par la poste ?

Bon, si vous envoyez encore vos factures au format papier, il suffit d’imprimer le PDF et de préparer l’envoi. Pour le délai de réception, cela ne dépend plus de la GMAO…  Rappelons tout de même qu’aujourd’hui la grande majorité des clients s’attendent à recevoir une facture numérique ! D’ailleurs, pour la France, dans le cadre de marchés publics ou de facturation d’une entreprise privée, celle-ci doit obligatoirement être numérique, y compris pour les micro-entreprises depuis le 1er janvier 2020. Nous vous conseillons de systématiser autant que possible l’envoi de la facture par email avec la GMAO.

GMAO Facturation des chantiers et installations

Et pour les chantiers, les installations ? C’est tout aussi facile. Une fois le devis accepté par votre client, créé depuis votre GMAO bien sûr, vous pouvez générer la facture et la fiche d’intervention associée en un clic. Plus besoin de recopier sur chaque document le nom et l’adresse de votre client, c’est d’un autre temps !

GMAO Facturation des contrats

Rassurez-vous, nous n’avons pas oublié la facturation des contrats de maintenance. La GMAO vous permet d’enregistrer vos contrats de maintenance avec une partie opérationnelle : le plan de maintenance, et une partie financière. Gérez très facilement le montant de la redevance annuelle, les échéances de paiement et ajoutez même vos formules de revalorisation financière pour une mise à jour automatique des montants facturés.

Les factures sont générées automatiquement grâce aux informations saisies à la création du contrat. Dès lors, vous pouvez visualiser en un clic toutes les factures contractuelles pour le mois en cours par exemple. Une petite vérification et hop, envoyée par email !

Transfert en comptabilité ? 

Avec la GMAO, il est très facile de mettre en place un connecteur avec votre logiciel de comptabilité afin de déverser toutes les factures émises directement dans vos journaux d’écritures comptables.  

La GMAO pour une facturation efficace et rentable

Disposer d’une GMAO pour la facturation des interventions de maintenance, qu’il s’agisse des interventions préventives contractualisées, des interventions curatives ou des chantiers d’installation ou de rénovation va vous permettre d’éliminer toutes les re-saisies chronophages.

Avec une GMAO qui intègre la facturation, vous allez ainsi gagner un temps considérable sur les délais de préparation et d’émission de toutes vos factures et vos clients vous paieront plus rapidement. 

Efficace, rapide et rentable, la GMAO est un allié indispensable pour la facturation électronique totalement intégrée avec les opérations réalisées ou à réaliser.

Au fait, à Yuman notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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