Wie stellt man mit einem CMMS Rechnungen aus?
Samstag 25 april 2020
> Was braucht man ein CMMS?
Im Rahmen einer dringenden Wartungsmaßnahme, die auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden durchgeführt wurde, möchten Sie nicht warten, bis Sie die Rechnung versenden und die Zahlung erhalten. Das CMMS wird Ihnen helfen, die Rechnungsstellung von A bis Z zu optimieren. Fakturierung vor Ort im Front-Office Mit dem mobilen CMMS können Sie die Rechnungsstellung direkt vor Ort verwalten. Stellen Sie einfach Arbeitspreise, Servicepauschalen und Ersatzteile ein und der Techniker kann mit seiner mobilen App die Rechnung erstellen und sie sofort per E-Mail an den Kunden weiterleiten. Er kann auch das Inkasso übernehmen. Rechnungsstellung nach Freigabe durch das Back-Office Sie möchten vor dem Versand an den Kunden noch einige Überprüfungen und Änderungen vornehmen? Kein Problem, sobald der Eingriff abgeschlossen ist, sind die Informationen, die der Techniker über sein Handy gesammelt hat, sofort für den Manager oder die Person, die für die Rechnungsstellung zuständig ist, zugänglich. Diese validieren die Rechnung und leiten sie per E-Mail weiter. Die Fertigstellung einer Rechnung ist sehr schnell und die Versendung per E-Mail ebenfalls. Das CMMS kümmert sich um den Versand der E-Mail: Sie müssen nicht mehr die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben, einen Text suchen und verfassen, die Rechnung, die Mehrwertsteuerbescheinigung, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen etc. anhängen, alles ist miteinander verknüpft und wird direkt aus dem CMMS heraus erledigt. Ihr Kunde, der seine Rechnung schnell erhält, wird von Ihrer Professionalität und der Qualität Ihrer Betreuung überzeugt sein: Er wird Sie schneller bezahlen und eher bereit sein, sein Vertrauen in Sie zu erneuern. .
Nachverfolgung des E-Mail-Versands Was ist, wenn das Versenden der E-Mail nicht funktioniert hat? Dass sie nie zurückgeschickt oder geöffnet wurde? Ist die E-Mail-Adresse falsch? Kein Grund zur Panik. Moderne CMMS verfolgen den Versand von E-Mails mit Statusangaben wie "gesendet", "zugestellt", "geöffnet", "abgelehnt". Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Sie benachrichtigt werden, wenn der Empfänger die E-Mail geöffnet hat. Kein "Ich habe Ihre Rechnung nicht erhalten" mehr möglich... Und wie sieht es mit dem Versenden einer Rechnung per Post aus? Gut, wenn Sie Ihre Rechnungen noch in Papierform versenden, drucken Sie einfach das PDF aus und bereiten Sie den Versand vor. Für die Empfangsbestätigung ist dies nicht mehr vom CMMS abhängig. Erinnern Sie sich jedoch daran, dass die meisten Kunden heutzutage eine digitale Rechnung erwarten! In Frankreich müssen Rechnungen für öffentliche Aufträge oder Rechnungen von Privatunternehmen seit dem 1. Januar 2020 zwingend digital ausgestellt werden, auch für Kleinstunternehmen. Wir empfehlen Ihnen, den Versand der Rechnung per E-Mail mit dem CMMS so weit wie möglich zu automatisieren. Wie sieht es mit Baustellen und Anlagen aus? Das ist genauso einfach. Sobald Ihr Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert hat, den Sie in Ihrem CMMS erstellt haben, können Sie die Rechnung und das dazugehörige Arbeitsblatt mit einem Klick erstellen. Es ist nicht mehr nötig, auf jedem Dokument den Namen und die Adresse Ihres Kunden zu kopieren - das war einmal! Gewährleisten Sie, dass wir die Abrechnung von Wartungsverträgen nicht vergessen haben. Das CMMS ermöglicht es Ihnen, Ihre Wartungsverträge mit einem operativen Teil - dem Wartungsplan - und einem finanziellen Teil zu erfassen. Verwalten Sie ganz einfach die Höhe der jährlichen Gebühr, die Zahlungsfristen und fügen Sie Ihre finanziellen Anpassungsformeln hinzu, um die Rechnungsbeträge automatisch zu aktualisieren. Die Rechnungen werden automatisch anhand der Informationen erstellt, die Sie bei der Erstellung des Vertrags eingegeben haben. So können Sie beispielsweise mit einem Klick alle Rechnungen für den aktuellen Monat einsehen. Eine kurze Überprüfung und schon sind sie per E-Mail verschickt!
Mit CMMS ist es sehr einfach, eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungssoftware herzustellen, um alle Rechnungen direkt in Ihre Buchhaltungsjournale zu übertragen. Die Nutzung eines CMMS für die Fakturierung von Wartungsarbeiten, egal ob es sich um vertraglich vereinbarte vorbeugende Maßnahmen, kurative Maßnahmen oder Installations- oder Renovierungsarbeiten handelt, wird es Ihnen ermöglichen, alle zeitraubenden Neueingaben zu eliminieren. Mit einem CMMS, das die Rechnungsstellung integriert, sparen Sie viel Zeit bei der Vorbereitung und Übermittlung all Ihrer Rechnungen und Ihre Kunden werden Sie schneller bezahlen. Effektiv, schnell und kosteneffektiv, CMMS ist ein unverzichtbarer Verbündeter für die elektronische Rechnungsstellung, die vollständig mit den durchgeführten oder durchgeführten Operationen integriert ist. Unsere Ambition ist es übrigens, eine unvergleichliche Benutzererfahrung zu bieten. Testen Sie es gleich: Kostenlos ausprobieren CMMS. Innerhalb von 2 Minuten, der Zeit, die Sie brauchen, um Ihr Konto einzurichten, werden Sie das Modernste in dieser Softwarekategorie entdecken. Sie können auch von einer Vorführung profitieren, die von einem unserer Berater geleitet wird: Videokonferenz buchen Gute Erholung und à sehr bald auf Yuman. 📰 Sie werden auch interessiert sein an der Lektüre von: GMAO Rechnungsstellung für kurative Eingriffe
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