Retour aux articles

Tout savoir sur le Facility Management

Tout savoir sur le Facility Management

Lundi 23 mars 2020

Gestion des installations, de l’immobilier et du mobilier, des services généraux nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation, le Facility Management ou FM n’est pas un concept récent, et pourtant il apparaît sur le devant de la scène depuis peu de temps comme le héros de nos entreprises. Mais alors... le Facility Management qu’est-ce donc en réalité ? 

> Pourquoi une GMAO pour la maintenance immobilière ?

Il est difficile d’établir une seule et unique définition du Facility Management car il en existe autant que de domaines d’activités dont il peut être en charge. Cela dépend vraiment de votre secteur et de l’angle que vous adoptez pour aborder les besoins propres à votre organisation. Ainsi, certaines définitions vont être très générales, tandis que d’autres pourront être plus spécifiques. 
 
Globalement, le rôle essentiel des spécialistes en Facility Management est d’assurer la bonne gestion de l’ensemble des services attachés à un site et à ses installations. C’est-à-dire, à la mise en place d’un environnement de travail qui réponde aux besoins des employés en veillant à respecter la réglementation, les normes d’hygiène et de sécurité ainsi que la maîtrise des coûts et l’amélioration de la qualité des services rendus. 
 
Dans la seconde partie de l’article nous détaillerons pourquoi un Facility Manager doit s’appuyer sur une solution de GMAO, ou Gestion de maintenance Assistée par Ordinateur.

Petite et grande histoire du Facility Management

L’origine du Facility Management remonte aux début des années 1900, une époque où la gestion scientifique et la croissance de l’administration des bureaux - qui rassemble tout le personnel dans un seul lieu de travail - était à l’ordre du jour. Mais c’est seulement en 1980 que cette composante va réellement être reconnue et professionnalisée. 
 
Le premier élément précurseur du FM apparaît au début des années 1960 : c’est l’introduction de l’ordinateur sur le lieu de travail. Dans les sixties aux États-Unis, Ross Perot - le créateur de l’entreprise de traitement de données informatisées Electronic Data Systems - va introduire pour la première fois le terme de “Facilities Management” qui est associé alors aux complications rencontrées dans la gestion des systèmes et des réseaux informatiques. Rapidement, son champ d’application va s’étendre et va intégrer la problématique du mobilier système/modulaire et l’aménagement des bureaux. 
 
1970, la fin des trente glorieuses et l’émergence de la crise énergétique vont faire prendre conscience aux organisations de l’importance de la maîtrise des coûts d’utilisation et de gestion des locaux qu’elles utilisent dans le cadre de leurs activités. Elles se trouvent dorénavant dans l’obligation de rationaliser leurs investissements et dépenses et d’en réaliser un suivi financier détaillé. Simultanément, les grands fabricants de mobilier de bureau développent des systèmes de mobilier de plus en plus recherchés et standardisés. Un mobilier tellement avant-gardiste qu’il ne correspondait pas à la conception des espaces de travail de l’époque. En effet, à cet période, les gestionnaires de bureaux étaient chargé de l’achat de “bureaux et chaises” et non d’un mobilier de système. Ces fabricants ont compris que le marché était conduit par l’offre et certains d’entre eux tel que Herman Miller, ont décidé de se rapprocher des clients qui avaient d’ores et déjà conscience de l’importance de la planification et valeur de l’espace et ainsi comprendre l’opportunité que ces fabricants leur proposaient à traver ces nouveaux systèmes de mobilier. 
 
A la fin des années 70, en 1979, Herman Miller décide de créer un groupe d’utilisateurs potentiels qu’il utilisera comme early-adopters. Au même moment, les Directions Générales des grandes entreprises font une priorité de la gestion financière dans le processus stratégique de planification organisationnelle.
 
Le groupe d’Hermann Miller, devenu le Facility Management Institute (FMI), fer de lance de ce domaine est ainsi généralement cité comme le créateur de la  “Gestion des Installations”. Son principal objectif est de promouvoir le FM comme une nouvelle science de gestion et une activité professionnelle à part entière.
 
Mais c’est à la fin des années 1980 que le Facility Management s’est totalement affirmé. La naissance et la croissance de l’externalisation durant cette période a favorisé son développement. En effet, c’était une période de grand changement où de plus en plus d'entreprises ont commencé à sous traiter une partie de leur activité à des fournisseurs spécialisés. Ceci, leur a permis de se focaliser de nouveau sur leur coeur de métier tout en assurant l’utilisation optimale de leur lieu de travail : immeubles de bureaux, centres commerciaux, hôtels, industries, centres médicaux, data centers, etc. 
 
Au cours de cette phase de grand changement, un nombre de plus en plus important de professionnels a commencer à comprendre l’importance du Facility Management.
 
Le secteur a pu ainsi se structurer et, depuis ces vingt dernières années, le FM ou gestion des installations est devenu une profession reconnue à part entière forte d’acteurs de diverses tailles pouvant aller de la petite PME à la major internationale.
 
Et aujourd’hui.. à quoi ressemble le Facility Management ? 

Le FM : 2 catégories de services

Les services généraux englobent un panel de fonctions tellement large qu’il est difficile d’en délimiter précisément le périmètre, ce qui crée souvent des incompréhensions. Ainsi, il est important de pouvoir catégoriser les différents types de Facility Management et d’y classer les opérations s’y rapportant afin de mieux en comprendre les enjeux et d’être en mesure de définir une stratégie adaptée :  internalisation ou externalisation des services, choix des partenaires, arbitrages budgétaires, etc.
 
On sépare toujours le FM en deux catégories : le Facility Management multitechnique et le Facility Management multiservice
 
On parle de multitechnique pour tout ce qui concerne la maintenance des bâtiments et des installations (locaux, équipements type ascenseurs, sécurité, énergie etc.). Alors que le multiservice implique davantage les services destinés aux utilisateurs des lieux (accueil, gestion du courrier, reprographie etc.) 

Le FM Multitechnique

 
Par multitechnique, on entend la maintenance des bâtiments et des installations techniques.
 
Pour fonctionner, une entreprise a en effet besoin de locaux et des équipements indispensables à leur fonctionnement et leur maintien en condition opérationnelle. Ils doivent être aux normes légales et respecter les contrôles réglementaires : la sécurité et le bien être des salariés doivent en effet être garantis.
 
La maintenance préventive et curative des installations se fait au travers d’un large éventail d’actions incluant :
 
  • La gestion des accès au site : portails automatiques, barrière, etc       
  • La gestion des ascenseurs     
  • La gestion du chauffage, de la ventilation, de la climatisation     
  • La détection et la sécurité incendie   
  • Le cheminement des réseaux et des réseaux de secours    
  • Les contrôles réglementaires, la gestion des audits sécurité       
  • Le respect des normes environnementales     
  • La gestion des énergies et des fluides :
             ☞ Electricité basse, moyenne et haute tension
             ☞ Energies renouvelables : éolien, solaire, biomasse
             ☞ Energies fossiles : gaz, mazout
             ☞ Eau
             ☞ Etc.   
  • La gestion des travaux 
  • La télésurveillance
 
Le Facility Management ne se limite pas qu’à l’entretien des locaux mais peut également s’occuper de toute la partie “service” au personnel de l’entreprise. C’est ce que l’on appelle le Facility Management multiservice. 

Le FM Multiservice 

 
Le second pan du Facility Management est constitué par le Multiservice. Ce domaine ne concerne plus directement la maintenance des actifs techniques. Il englobe la gestion et le bon fonctionnement des services proposés directement aux salariés. Dans cette catégorie nous allons ainsi retrouver : 
 
  • L’aménagement du site
  • Le nettoyage des locaux
  • La gestion des espaces tel que le cloisonnement
  • L’accueil et la gestion des standards téléphoniques
  • La gestion du courrier 
  • La gestion des salles de réunion
  • L’économat (gestion financière de l’établissement) 
  • La gestion de l’archivage 
  • La restauration collective
  • Les services de reprographie
  • L’entretien des espaces verts 
  • La gestion des déchets
  • La gestion des polluants
 
Une grande diversité de services, qui s’ils ne sont pas parfaitement maîtrisés peuvent rapidement entraîner une baisse de productivité de l’organisation et une démotivation de l’ensemble de ses salariés. 
 
Aussi, qu’il soit internalisé via les services généraux ou externalisé chez un spécialiste, le Facility Management doit désormais toujours s’appuyer sur une GMAO qui apporte aux facility managers et aux responsables de sites le cadre organisationnel, plannings des ressources, collaboration entre tous les acteurs, partage de l’information, pour s’assurer de la bonne exécution des missions et des travaux.

La GMAO, outil indispensable au Facility Management 

Le Facility Manager doit être polyvalent et posséder un large éventail de connaissances et de compétences. Des qualifications concernant la gestion des environnements de travail, du cadre réglementaire, de l'entretien, de la maintenance des bâtiments et doit être capable d’établir un budget et d’en assurer son suivi. Il doit être apte à répondre à des questions relatives à la sécurité et à l’environnement mais également maîtriser des compétences managériales. 
 
Les entreprises exigent également qu'il fasse preuve de dynamisme, de responsabilité, d’esprit critique et qu’il soit doué d'un grand sens du relationnel. La communication avec l’ensemble des salariés étant un point clé à ne pas négliger. Une large palette de capacités et compétences indispensables imposant un don d’ubiquité de la part du Facility Manager.
 
Un niveau d’exigence qui peut parfois engendrer un stress et une pression considérable chez le salarié, qui se retrouve le plus souvent “sur tous les fronts”. 
 
Polyvalent mais à quel prix ?... Il reste principalement un être humain et peut très vite se sentir submergé par cette immense charge de travail et ne sera plus en mesure de répondre correctement aux attentes.  
 
Une solution de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) va pouvoir apporter une aide précieuse en venant organiser et automatiser une grande partie de leur travail. 

1.  La GMAO pour le Facility Management

 
Une approche moderne du Facility Management est indissociable de l’intégration d’un système informatique tel qu’un logiciel collaboratif de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. 
 
La GMAO va donner la possibilité aux spécialistes du Facility Management d’effectuer, pour leur entreprise, un accompagnement adapté et immédiat en s'accordant à leur modèle économique, organisationnel et garantissant l’optimisation du rapport qualité/coût. La stratégie de FM est ainsi assurée. Elle saura réduire les coûts et améliorer la productivité du personnel en approchant tous les aspects de l’entreprise. 
 
Une GMAO complète, offrant toutes les fonctionnalités de gestion nécessaires, possédant une ergonomie fluide et un workflow logique simple d’utilisation, associée à une application mobile up-to-date, va permettre au Facility Manager et à son équipe d'accéder à une vue exhaustive pour organiser et optimiser : 
 
  • La gestion des interventions : priorisation, planification et suivi des interventions curatives, préventives et des nouveaux travaux
  • La gestion des tâches : récurrences et détermination des fréquences : du quotidien au pluriannuels, estimation des temps d’immobilisations, organisation des remplacements, etc.
  • La gestion des sites et des contacts qui y sont associés
  • La gestion des équipements : historique et suivi de la base patrimoniale des équipements de chaque site 
  • La gestion des approvisionnements : commande de pièces détachées et gestion des stocks 
  • La gestion des statistiques en temps réel : concernant les interventions, l’accomplissement des tâches, les feuilles de temps des techniciens, les temps d’indisponibilité de chaque équipement, etc. 
  • La consultation et le partage d’informations en temps-réel : accès aux informations pendant une intervention, collecte et enrichissement depuis le terrain à l’aide de QR codes, photos, prises de mesures, etc. via l’application mobile
 
La GMAO, en permettant d’analyser l’origine et la fréquence d’un problème, rend possible la planification d’actions proactives de maintenance préventive ou garantit, a minima, un diagnostic plus rapide dans le cas de nouvelle apparition de l’incident.

2.  Les avantages de cette démarche

 
Les entreprises utilisant une solution de GMAO vont bénéficier de nombreux avantages, tels que : 
 
  • L’augmentation de la fiabilité et de la durée de vie des actifs : dûe à la maintenance préventive sur le long terme qui va considérablement augmenter la durée de vie des installations.
  • L’optimisation des interventions 
  • L’augmentation de la productivité : grâce à la planification et le suivi de la disponibilité des employés. 
  • Une aide à la prise de décision : pour le facility manager, le niveau de transparence dû à l’accès aux informations va lui permettre de renforcer le suivi des actions de son équipe, des interventions passées et futures et ainsi va l’aider dans son processus de coordination et de prise de décisions
  • Un meilleur Reporting : la solution de GMAO permet de stocker n’importe quel type de données (informations à propos des sites, des clients, des installations, inclure des photographies ou encore des documents PDF etc.) et d’avoir accès à un suivi et un historique des actifs. Il s’agit d’une source d’information unique qui va permettre d’ajuster continuellement sa stratégie
  • Une communication interne améliorée : via une application de GMAO, la consultation et le partage d’informations, la saisie d’une nouvelle demande de travail ou le suivi d’interventions existantes sont accessibles à tous
  • Un Respect facilité des normes légales : sécurité, normes, conformités, les sites et leurs installations suivent les certifications réglementaires grâce à une gestion de maintenance qui permet de maintenir les installations dans le respect des normes légales. 
 
Intégrer une solution de GMAO va par conséquent permettre aux professionnels de gérer une masse d’information et de disposer des connaissances nécessaires à la gestion du cycle de vie des installations, en gagnant en efficacité et en économisant leurs temps. De plus grâce à la mobilité, les Facility Managers peuvent travailler sur le terrain tout en restant informés, réactifs et en mesure de manager leurs équipes et leurs sous-traitant directement depuis leur application.

Conclusion 

Opter pour une solution GMAO intelligente moderne et mobile pour le Facility Management est incontournable pour bénéficier d’une réduction des coûts, d’un allongement de la disponibilité et de la durée de vie des équipements, d’une augmentation de la productivité des intervenants, d’une amélioration de la qualité de services aux salariés, et d’engagements budgétaires parfaitement maîtrisés.
 
Une GMAO de dernière génération pour ouvrir une nouvelle ère au Facility Management : c’est IMPLACABLE !

 

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt !

 

📰 Vous serez également intéressé par la lecture de :

 

 
 
Retour aux articles
News feed
Lundi 01 février 2021
Lundi 01 février 2021
Vendredi 29 janvier 2021
Vendredi 25 décembre 2020
Mercredi 23 décembre 2020
Lundi 14 décembre 2020
Samedi 12 décembre 2020
Vendredi 11 décembre 2020
Jeudi 10 décembre 2020
Mercredi 09 décembre 2020